Problem:
Defalarca E-posta atılıyor, ancak zamanında geri dönüş gelmiyor. Herkes kendi sürecindeki işlerin tamamlanmasına öncelik vermekte. İlgili personel yoksa/izinliyse iş havada kalıyor.
Çözüm Önerisi:
Raci Matrix'e göre, hangi konuda kim sorumlu, muhatabımız kim? Bu sorulara yanıt vererek, İlgili kişi olmadığında 1. ve 2. Sorumlu, sıralamasındaki kişilerin işin muhatabı olmasını sağlamaktadır.
R.A.C.İ Matrisi Nedir?
Kişilerin rol ve sorumlulukların açık bir şekilde ortaya konulması amacıyla tanımlandığı, her ekip üyesinin rolleri ve görevlerini gösteren, bir tür Sorumluluk Atama Matrisidir. Bir takımdaki her bireyin oynadığı rolün bir görselidir. Grafik oluşturmak, iş yükünü dengelemek ve karar vericiyi oluşturmak için de mükemmel bir uygulamadır.
R, A, C, İ kısaltmaları ne anlama gelir?
( R ) Responsible “İşi yapmakla Sorumlu” [1] Görevi tamamlamaktan sorumlu personel
( A ) Accountable “Genel Sorumlu” [2] Faaliyet ve kararda Onaylayan personel
( C ) Consulted “Danışılan” [3] Görev ve kararlarda bilgisine başvurulan, danışılan personel
( I ) Informed “Bilgilendirilen” [4] Görev yapıldıktan sonra, haber verilmesi gereken Personel/Yönetici
RACI Grafikleri oluşturmak için işlem adımları
* İlk olarak sürece ilişkin tüm adımları açıkta bir işlem adımı kalmayacak şekilde tanımlayın. İş süreci çok güzel tanımlanmalıdır. Bu yöntemde Minimum 10 Maksimum 25 aktivite tanımlama ile Tanımlama oranında, "Dar-Geniş" dengesini de sağlamalıyız.
* Belirsiz aktivitelerden kaçının.
* Bu görevler içerisinde yer alan kişilerin veya rollerin listesini hazırlayın.
* Roller; unvan, grup veya departmanlar bazında tanımlanabildiği gibi Müşteriler, Tedarikçiler ve third-party firmalar bazında da tanımlanabilir.
Burada en çok dikkat edilmesi gereken konu, R.A.C.İ Matriksinin kişilerden bağımsız olmasıdır; dolayısıyla yapılan tüm tanımlamaların kişi bazında değil, unvan bazında oluşturulmasına dikkat edilmelidir.
* RACI matriksini geliştirin, genel kural olarak ilk olarak "R" yi atayın sonra "A" nın kim olacağına karar verin ve sonra "C" leri ve "I" ları tamamlayın. Eğer toplantı öncesinde kararların ve aktivitelerin listesi tamamlanırsa toplantı sıklığı önemli ölçüde azaltılabilir. İdeal grup büyüklüğü 4-10 kişi olarak varsayılmaktadır.
* Geri bildirim alın. Değişiklikleri yakalayın ve matriksi uygun şekilde revize edin. Revize edilmiş RACİ matriksini yeniden yayınlayın. Devam eden bazda gerekli olduğu şekilde güncelleyin.
Aşağıdaki Örnekte "R.A.C.I" Matrisi (Ürün Yönetimi Ana Süreci) taslağı oluşturularak iş dağılımı gerçekleşmiştir.
RACI Tablosunu Nasıl Yorumlayacağız?
* Her görev / fonksiyon / aktivitede (satır ) bir ve tek Sorumlu ( A ) olmalıdır .
* Bir görev birden fazla “A” varsa o görevin iki göreve ayrılması konusunda beyin fırtınası yapılmalıdır.
* Danışılan sayısı minimize edilmelidir. Çok fazla “C” süreci uzatabilir.
* Çok fazla “I” iyi bir işaret değildir, sadece bu aktivite sonucundan bilgi alması gereken kişiler bilgilendirilmelidir.
* Bir sütun birçok R’ın varsa -rolü yapmak için çok fazla iş var olabilir- o rol küçük bölümlere ayrılabilir.
* Bir sütunda A ya R yoksa ya da azsa bu süreçte elimine edilebilir
* Bir sütun birçok A varsa süreçte tıkanıklık olabilir, paylaşılacak sorumluklarla ilgili beyin fırtınası yapılabilir.
RACI bir kısaltmadır.
・ Sorumlu, bir işi yapılmasından sorumlu kişi veya kişileri kapsar.
・ Yükümlü, her görev için bir kişi yükümlü olabilir.
・ Danışılan, danışılan ve fikirlerine başvurulan kişileri tanımlar.
・ Bilgilendirilen, ilerleme hakkındaki bilgisi güncellenen kişileri kapsar.
Birçok kişinin kendisinin yükümlü olduğuna inandığı bir ortam veya kimsenin yükümlü olmadığı bir eksiklik ile karşılaşmanız en çok yaşayacağınız durumlardır. Eksikliklerin değerlendirilmeye ve açık yükümlülüklerin atanmasına ihtiyaç duyulduğunda, çoklu yükümlülükleri elimine etmek, tekrarlanan çabaları azaltarak verimliliği artmasına olanak sağlar.
Aşağıdaki örnekte, RACI Yönetişim Çerçevesi örneği RACI matrisinin önemini vurgular.
Yararlanılan Kaynaklar:
* https://cenkercetin.com/r-a-c-i-nedir-neye-yarar
* http://inovasyontakimi.blogspot.com/2012/01/raci-matrisi-nedir.html
Araştırmanın Devamı, Önceki yayınlanan yazımızda kapsamlı olarak yer almaktadır. Tıklayınız.