Problem:
Personelin ekip içinde tecrübesi, eğitimi, uyumu eksik. Öğrenme sürecine ayıracak vakitte bulunmamakta.
Çözüm Önerisi:
Tüm ekip aynı hedefe koşmalı, bu doğrultuda birbirlerini cesaretlendirmeli ve çeşitli "Team Building" aktiviteleri planlamalı.
Team Building Nedir?
Team Building sonuç odaklı takımların seçilmesi, geliştirilmesi ve motive edilmesi anlamına gelir. Grup dinamiklerini değerlendirme oyunları gibi aktivitelerle gerçekleştirilir ve genel olarak Organizasyonel gelişim teorisi ve uygulamaları kapsamındadır.
Ekip Nedir?
Belirlenen hedeflere ulaşmak için değişik beceri, eğitim ve görüşe sahip çalışanların yaratıcı güçlerini, emek ve bilgilerini birleştirdikleri topluluklardır.
Ekipler;
* Organizasyonlarda projelerin yürütülmesi,
* Karşılaşılan problemlerin çözülmesi,
* Kararlar alınması,
* Yapılan çalışmaları iyileştirerek yüksek kalite ve verime ulaşılması,
* Çalışanların potansiyelinin değerlendirilmesi gibi hedeflerle kurulurlar.
* Ekip çalışması ise; birbirini tamamlayan ve birbirine güvenen insanların ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte yürüttükleri süreçtir. Günümüzde bireysel olarak görünen pek çok faaliyet ekip çalışması gerektirir.
* Birlikten kuvvet doğar atasözünden yola çıkarak, kısaca ortak bir amaca ulaşmak bir araya gelmiş bireylerin yeteneklerini ve bilgilerini birleştirmesine takım çalışması diyebiliriz. Ancak takımı oluşturduğunuzda, onun bir ruh taşıması gerekir. İstediği kadar yıldızlardan oluşmuş bir takımınız olsun, takım ruhu taşımıyorsa başarılı sonuç beklemeyiniz.
Liderlik ve Takım Çalışması;
* Tüm liderler ekiplerinin ortak bir payda etrafında buluşmasını sağlarlar. Takımlar oluşturulurken, liderler takım üyelerinin tüm özelliklerinin farkında olarak hareket ederler. Takım lideri olmak için kişide belirli liderlik özellikleri olması gerekir. Öncelikle ben kavramından uzak durmalıdır. Biz olarak düşünmeli ve hareket etmelidir. Herkesin fikirlerine saygılı ve açık olmalıdır. Kararlar sadece liderin değil, takımın ortak kararı olmalıdır.
* Lider takımda sözcü görevi gören kişidir, alınan kararları dile getirir ve uygulanmasını sağlar. Ekibe emir veren değil, yönlendiren olmalıdır. Takımın çalışması için uygun koşulların ve ortamın sağlanmasından sorumlu olmakla beraber kişilerin motivasyonunu da yükseltir. Hem bir takım arkadaşı olmalı hem de ekibi yönetmelidir. İyi bir dinleyici ve mütevazi bir kişiliğe sahip olursa takımla beraber başarılı işlere imza atacaktır.
* Başarıya giden yolda, bireysel çabaların güçlü ve sağlam bir ekiple desteklenmesi gerekir. Ekipler çeşitli görevlerde tek bir bireyin yapabileceğinden çok daha fazla başarılı olur. Problemler “daha hızlı” çözülür, zaman “daha verimli” kullanılır. Ekip içinde yapılan “görev dağılımı” ile farklı işlerin “eşzamanlı” olarak yapılması, olaya farklı pencerelerden bakan insanlar ile çözüm sürecinde fark yaratılması sayesinde sonuca çok daha hızlı ulaşılır. Kuruluşun çalışanları açısından bakıldığında ise ekip çalışması “kişisel gelişime” yardımcı olur.
* Çalışanların “hedef odaklı” olmalarını, “zaman yönetimi” kavramını öğrenmelerini ve farklı fikirlere karşı saygılı olmalarını sağlar. Hedefler ve beklentiler açıkça belirlenmeli ve takım içerisinde herkesin rolü net olarak ayrılmalıdır. Süreçler, iş akışları ve tarihler tanımlanmalıdır. Kişiler arası iletişim sağlık ilerlemeli, güvene dayanmalı ve esnek olmalıdır.
Takım lideri hangi özelliklere sahip olmalıdır?
* Liderlerin birçok özelliği doğuştan gelmesine rağmen iyi bir lider vizyon ve bilgi sahibi olmalıdır.
* Etkin ve hızlı kararlar alabilmelidir.
* Takım üyeleri arasında sözlü ve sözsüz iletişimin tam olmasını ve motivasyonun artmasını sağlarlar.
Ekip Çalışmasının Faydaları
* Çalışanların moral ve motivasyonunun yükselmesi,
* Çalışanların sürekli iyileştirmeye teşvik edilmesi,
* Hataları azaltarak kalitenin artırılması,
* İletişimin iyileştirilmesi,
* Çalışanların ait olma ve özgüven duygularının geliştirilmesi.
Neden Ekip Çalışması?
* İşletmeler veya yöneticiler, ortak hedefleri doğrultusunda işçilerin birlikte uyumlu çalışarak birbirlerini motive edecek ekipler oluşturduklarında daha pozitif sonuçlar elde edeceklerini bilirler. Özellikle birbirini tamamlayan ekipler daha üretken ve verimli sonuçlar elde eder.
Ekip çalışması veya takım çalışmasının kurum hedeflerine katkısı;
* Ekipler, kurum hedeflerine ulaşmak için ortak bir hedef ve tamamlayıcı beceriler etrafında toplanır,
* Derin bir amaç duygusu ve yüksek performans seviyesi sayesinde ekipler kuruma üstün bir rekabet avantajı imkanı sağlar,
* Kurumlar, çalışanların bireysel katkılarından çok, uyumlu ve yüksek performansla çalışan ekiplerin sunmuş oldukları yüksek getiriden yararlanmak isterler,
* Yüksek performansa sahip takımlar; paylaşılan ortak hedefler, duygular, motivasyon ve zorlu hedeflere ulaşmak için kendilerini zorlama konusunda isteklidir,
* Ekip üyeleri birbirine kenetlendikçe ekipten düşük performanslı olanlar ayrılsa dahi ekip sapasağlam kalır,
* Hem maddi hem manevi performans ödül sistemleri, takımları yüksek performansa teşvik eder,
* Her takım çalışmasında çatışma kaçınılmazdır. Önemli olan; takım içinde bağlılık ve iletişimi sürekli açık tutmaktır,
* Performans değerlendirme, çalışma disiplin ve kuralları her ekip çalışmasının üretkenliği ve başarısı için kritik rol oynar,
* İK ekipleri, ekip çalışmasının potansiyelini gerçekleştirmesi için sürekli destek sağlar ve ekiplerin uyum içinde çalışmasına yardımcı olur.
Kuruluşları neden ekip oluşturmaya teşvik etmeli?
Ekipler oluşturarak çalışma, dünyanın her yerinden kuruluşların sahip olması gereken bir düşünce biçimidir. Çünkü bir veya daha fazla çalışanın yüksek performans sağlayan ekip çalışmasını gerçekleştirmesi her yöneticinin ve kuruluşun yararına olacaktır. Takım çalışması, yer alan herkesin yeni beceriler edinmesini sağlarken kuruluş için de yenilikçi fikirler ve bakış açıları üretilmesini sağlar.
Performansı yüksek bir takım hangi özelliklere olmalı?
Yüksek performansla çalışan ekipler birden çok ortak özelliğe sahip bireyleri barındırır. Ekip üyeleri ortak hedefleri paylaşmalı, yüksek motivasyonla performans yönetimi değerlerini göz önünde bulundurarak aynı amaca hizmet etmelidir. Çalışanlar, çatışmayı nasıl çözümleyeceklerini iyi bilmeli ve etkili iletişim kurabilmelidir. Tüm ekip üyeleri, etkili ve verimli olabilmek için rollerinin gereksinimlerini kesinlikle yerine getirmelidir.
Maddi teşvikler yüksek performans için nasıl rol oynar?
Hem maddi hem de manevi performans ödül teşvikleri, ekip içindeki tüm çalışanları yüksek performansa teşvik eder. Her iki durumda da ekiplerin performansı değişebilir. Yüksek performanslı bir ekip için, kişisel memnuniyet şeklinde bir teşvik de vardır. Ayrıca araştırmalara göre çalışanın kendi yeteneklerine inanıyor olmasının performans üzerinde de etkisi söz konusudur.
Yüksek performanslı bir ekip çalışması için lidere ihtiyaç var mı?
Tüm takımların veya ekiplerin bir hedef doğrultusunda ilerlerken, hedef odaklı kalabilmesi ve yaklaşımlarının bu yönde etkili olabilmesi için bir lidere ihtiyacı vardır. Lider, ekip içinde güven ve bağlılığını sağlanması adına kesişim kümesidir. Liderler, ekip çalışması çerçevesinde yola çıkan engellerin kaldırılmasına ve ekibin yol almasına odaklanır. Burada ekibe yol gösterici olan lider, yapmış olduğu incelemelerle ekibin gelişimini ve becerilerini destekler.
Ekip kurallarına sadık kalmak gerekir mi?
Ekip çalışmasında bir dizi uyulması gereken kurallara sahip olmak, pek tabii ekibe fayda sağlayacaktır. Ekip üyeleri, düzenli bir performans değerlendirme sistemini takip ederek performanslarını artırabilirler. Bunun için de çatışmaları ortadan kaldırmak adına kurallar açık açık belirlenmelidir. Kurallar dahilinde ekibin iletişim kanalları her daim açık olmalı ve çalışanlar çatışmalarda uzlaşma yoluna gidebilmeliler. Karşılıklı saygı ve destek ekip çalışması için çok önemlidir.
Güçlü ekipler oluşmasında İK ’nın rolü nedir?
İK ekiplerinin performansı yüksek, güçlü ekipler oluştururken Organizasyonel anlamda çabası kritik önem arz eder. Süreç içerisinde önemli hususlara eğilirler. Ekip üyelerinin seçiminden, uyumluluğuna kadar devam eden süreçte destekleriyle birlikte rol alırlar. Ekip içi çeşitlilik yaratırken çatışmaların da artacağını öngörürler. İnsan kaynakları ekipleri farklı bakış açıları ve çalışma tarzlarının eşit saygıyı hak ettiğini düşünürler ve ekibin bunu benimsemesini sağlarlar.
Ekip çalışması ile ilgili adaya sorulabilecek sorular nelerdir?
* İK uzmanları, iş görüşmesi esnasında adayın ekip çalışması becerisini ölçmek isteyebilirler. Bu nedenle adayın ekip çalışması hakkında çalışma hevesini ve çalışma yetkinliğini değerlendirmek için onlara sorular yöneltmeleri gerekir.
*Parçası olduğunuz başarılı bir projede ekip içerisindeki rolünüz neydi?
*Projeyi başarılı kılan en önemli özellik size göre nedir?
*Ekip çalışması ile sizi hedeflerinize yaklaştıran ve sizi geliştiren bir örnek verebilir misiniz?
*Çalışma sürecinde sıkıntılı ve zorlu bir işle karşılaştığınızda ekip arkadaşlarınızı nasıl motive edersiniz?
*Ekip içerisinde zor bir çalışma arkadaşıyla karşılaştığınız zaman bu durumun üstesinden nasıl geldiniz, çözüm yollarınız neler oldu?
*Bireysel çalışmayı ve ekip çalışmasını size göre farklılaştıran durumlar neler? Hangisi sizi daha çok heyecanlandırıyor?
*Deneyimlerinize dayanarak mükemmel ekip çalışmasını tanımlayabilir misiniz?
*Başarısızlıkla sonuçlanan bir ekip çalışmanız oldu mu? Edindiğiniz tecrübeler nelerdir?
*Uzaktan çalışma deneyiminiz oldu mu? Olduysa ekip çalışması ruhunu sanal ortamda nasıl yakaladınız?
*Evden çalışma ortamında ekip çalışması dinamikleri nasıl işliyor? Ekip çalışmasının bu şekilde verimli olduğunu düşünüyor musunuz?
Ne zaman Ekip Kurulmalı?
*Ekipler, sadece gerekli olduğunda ve bireysel çabalara kıyasla daha büyük fayda sağlayacağı durumlarda kurulmalıdır.
*Ekip çalışmasına ihtiyaç duyulduğunda öncelikle ekip üyeleri ve ekibin bilgi alabileceği kaynaklar belirlenmelidir.
*Kararların önceden bilindiği durumlarda,
*Zaman kısıttı olduğunda,
*Proje büyük bir önceliğe sahip olmadığında.
*Faaliyet sonuçlarının/kararların bölüm, grup ya da firma için kritik önem taşıdığı durumlarda.
Ekip çalışması yönetilmesi gereken bir süreçtir?
Başarılı bir ekipte, herkes aynı işi yapmaz ancak herkes yaptığı işin en iyisini yapar. Herkesin kendi bireysel beceri ve yeteneklerini kullandığı ancak sonuçta ortak bir amaç için birlikte hareket ettiği ekip çalışması planlanması ve yönetilmesi gereken bir süreçtir. Bir plan dahilinde hareket etmek, takım arkadaşları arasında doğru bir görev dağılımı yapmak bu süreçte önemlidir. İş birliği yapmak üzere bir araya gelmiş ekip üyeleri arasındaki uyum ve koordinasyon elde edilecek sonucu doğrudan ilgilendirir.
Takımın etkinliğinin artırılması için dikkat edilmesi gerekenler;
*İlk ve en önemli kural ekibe fayda sağlayacak nitelikteki kişilerin seçilmesidir.
*Üyeler arasında sağlıklı çalışma ilişkilerinin kurulması.
*Hiç çatışma olmaması değil, sonuca ulaştıran çatışmaların olması önemlidir.
*Takım organizasyonundaki doğru süreçler, projeye ve şirkete bağlılığı artırır.
*Problemlerin takım olarak çözülmesi, iletişimin kuvvetli olmasına bağlıdır. Takım içi kuvvetli ilişkiler sorunları çözmede başarı ve kolaylık sağlar.
*Takım liderinin doğru liderlik yapması başarıyı artırır.
Ekibin Gelişim Basamakları:
Tanışma: Ekibin kuruluş aşamasında üyeler öncelikle birbirlerini tanımaya ve kabul edilebilir grup davranışlarını öğrenmeye çalışırlar.
Tartışma: Tartışma, belki de ekip gelişimindeki en zor aşamadır. Bu aşamada, üyeler, diğerlerinin fikirlerine ve yeni yaklaşımlara direnç gösterirler. Bir konuda anlaşama sağlansa bile tartışmalar devam eder.
Anlaşma: Tartışma aşamasının ardından üyelerde çatışmalara yapıcı yaklaşımda bulunma ve ekip içinde uyum sağlama çabası gözlemlenir.
Yapma: Bu aşamada üyeler birbirlerini daha iyi anlarlar; problemlerin belirlenmesi ve çözüm alternatifleri üzerinde durmaya başlarlar.
Team Building Metotları:
*Basit sosyal aktiviteler: Takım üyelerinin birlikte zaman geçirmesini sağlar.
*Grup tanışma seansları: Firmanın sponsorluğu altında takım üyelerinin birbirini tanımasını sağlayan eğlenceli aktiviteler.
*Kişisel gelişim aktiviteleri: Grup bazında uygulanan, bazen fiziksel mücadele gerektiren kişisel değişimler
*Takım gelişim aktiviteleri: Bireylerin problem çözme yaklaşımlarının ve takımın beraber nasıl çalıştığını ortaya çıkaran grup dinamikleri oyunları
*Takım rolleri: Rollerin psikolojik analizi ve birlikte nasıl daha iyi çalışılacağı yönünde eğitim, Team Building genel olarak, Organizasyonel gelişim teorisi ve uygulamasına dahil edilir.
Takım Çalışması Nasıl Yapılır?
* Birbirinden farklı yeteneklere ve bilgilere sahip kişilerin bir araya getirilmesi ile oluşturulan takımlardan beklenen başarılı bir projeye imza atmalarıdır. Karşılıklı bağlılık duygusu oluşturulur ve bir sinerji yaratılırsa, bireysel performansların toplamından daha büyük bir performansın ortaya çıktığı rahatlıkla görülebilir. Hızlı değişimlerin yaşandığı bir çağda, iş hayatında takım çalışması olmadan şirketlerin başarı sağlamasını beklememeliyiz.
* Takımı oluşturacak olan üyelere karar verilmesinin ardından, görev ve sorumluluk dağılımı yapılmalıdır. Eşit ve adil bir dağılım yapılmalı ve birkaç kişinin fazla birkaç kişinin ise daha az çalıştığı bir takım verimli olmayacaktır. Bir süre sonra takımda sıkıntılar meydana gelmesine yol açacak bu durumda uzaklaşmak için herkesin taşın altına elini koyması sağlanmalıdır.
* Ekip üyeleri ilk toplantılarını yaptıktan sonra dağılır ve proje sonuna kadar bir araya gelmezlerse, sürenin sonunda bitmiş bir proje ya da iş görmeyeceklerdir. Mutlaka kendilerine projenin uzunluğuna göre haftalık ya da aylık toplantılar belirlemelidirler. Mutlaka herkesin katılabileceği şekilde, herkese uygun bir zaman belirlenmelidir.
* Buluşma zamanları oturup kahve içip, tatillerinizden değil projede tamamladığınız ya da takıldığınız yerleri konuşmalısınız. Bunu engellemek için her toplantı zamanı bir sonraki toplantının gündemini belirlemelisiniz. Böylece hem takip kolaylaşır hem de buluşmalardan maksimum verim alınır. Takım içerisinde herkese eşit davranılmalı ve söz hakkı tanınmalıdır. Ekip ne kadar kalabalık olursa olsun tüm üyelere danışılması, herkesin kendisini özel hissetmesini sağlar.
Başarılı bir takım çalışmasının özellikleri:
Aynı amaca hitap etmeliler: Kişiler aynı yöne doğru koşarlarsa başarı sağlarlar. Bu yüzden aynı amaca yönelmeliler ve bu amaç için çaba sarf etmeliler. Hedeflerin ve yönlendirmenin net ve tüm takım üyeleri tarafından anlaşılır olması gerekir.
Kurallar başta belirlenmeli: Kurallar en başta ve açık olarak belirlenirse iletişim daha sağlıklı olur, karar verme süreçleri hızlanır. Kararların hangi yöntemle alınacağı ekip üyeleri ile birlikte belirlenmelidir.
Gelişim planı oluşturulmalı: Takımın amaca ne kadar sürede ulaşacağı ve görev tanımlarının belirlenmesidir. Ekibin gelişimleri takip edeceği bir doküman oluşturulmuş olur.
Verimli olacak takım üyeleri belirlenmeli: Takımın oluşturulduğu kişilerin hali hazırda devam eden görevlerini aksatmayacak şekilde konumlandırılması ve takımın amacından sapmaması için proje verimliliği de düşünmelidir. Burada proje liderlerine çok iş düşmektedir, kişileri görevlerine, yetkinlik ve yeteneklerine göre organize etmelidir.
Görevler eşit şekilde dağıtılmalı: Herkese eşit davranılmalı ve altından kalkamayacağı görevler verilmemelidir.
Uyumlu olmalı: Takımı ileriye taşıyacak unsurlardan birisi de takım üyelerinin uyumlu olmasıdır. Bir kişinin bile uyumsuz olması, takımın ruhunu olumsuz etkileyebilir. Takım üyelerinin açık, dürüst ve saygılı bir iletişime ihtiyaç duyacağı takım çalışması ortamı yaratılmalıdır.
Farklı görüşler olmalı: Yüksek bir verim elde edebilmek için takımda mutlaka farklı seslerin yükselmesi gerekir. Bunu bir koro gibi düşünebilirsiniz. Ne kadar çok enstrüman kullanılırsa koro o kadar başarı sağlar. Farklı görüşlere sahip ve birbirinin görüşüne saygılı kişiler takımın hedefine kısa sürede ulaşmasını sağlar.
İletişimde ve harekete geçerken; Takımların kabul edilebilir riskleri alması ve yönetmesi sağlanmalıdır. Takım kararlarına ve eylemlerine güçlü bir bağlılık motive edilmelidir.
Takım çalışmasında yaratıcılık ve İnovasyon beklenmeli ve takımların karşılaştıkları problemleri bu iki farklı norm ile çözmesi beklenmelidir. Çaba, yetenek ve strateji ile takımların daimî gelişimi hedeflemesi ve ilerlemesi beklenmelidir.
Takımlar üyelerin bireysel problemlerini değil, takım çalışmasının problemlerini çözmek için motive edilmelidir.
Katılımcı liderlik, öne çıkartılmalıdır. Takımın her üyesinin aktif olarak liderlik pozisyonunu belli bir süre üstlenebilmesi sağlanmalıdır.
Kaynaklar:
https://www.htcevents.com/team-building-nedir
https://www.htcevents.com/takim-calismasi-oyunlari
https://sigmacenter.com.tr/ekip-calismasi-ve-ekip-calismasinin-onemi
http://www.ikdunyasi.com/tr/ekip-calismasi-nedir
https://www.ekipbizz.com/ekip-calismasi-nedir
https://www.iienstitu.com/blog/takim-calismasi-nedir
https://idenfit.com/blog/ekip-calismasi-ve-performans-yonetimi