PMI: (Project Management Institute) Proje Yönetim süreçlerinin referansı, kaynagı “Proje Yönetim Enstitüsü”
Proje nedir?
Benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir.
• Öncelikle proje sonucunda ortaya çıkacak, Ürün hizmet veya sonucun Benzersiz olması gerekmektedir.
• Geçici: Projenin başlangıç veya bitiş zamanlarının belirli olması gerekmektedir. (Kısıtlı bir süre içerisinde projelerin yürütülmesi gerekliliği)
• Ortaya çıkacak, Ürün, Hizmet veya Sonuca proje ismi verilir.
Projede yapılan çalışmanın amacı, benzersiz oluşu, belirli bir süre içerisinde yapılması, bunun belirli bir talimatlar serisiyle başlatılması, Planlanması, Uygulanması ve kontrol edilmesi proje faaliyetleri bütünüdür.
Bir Proje düşündüğümüz zaman;
• Yapılış amacı
• Yapıldığı zamandaki faydalar
• Projenin Planlama aşamasında talimatlandırılması
• Kapsamının belirli olması
• Belirli bir süre içinde benzersiz olarak gerçekleştirilmesi, güzel bir proje örneği yapar.
Proje Yönetimi nedir?
Proje ihtiyaçlarını karşılamak için bilgi, beceri araç ve tekniklerin proje aktivitelerine uygulanmasıdır.
• Bilgi; Proje yönetecek kişinin projenin her aşamasında nasıl bir süreç izleyeceğini bilmesi anlamındadır.
• Beceri; Proje yöneticisinin projeyi yönetirken sahip olması gereken kişiler arası ilişki becerilerine sahip olması gerektiğini ifade eder.
• Araç ve Teknikler; Proje yönetim sürecinin tamamında bilgi ve beceri kullanılırken, doğru araç ve tekniklerle işin kolaylaştırılması ve başarıya ulaştırılması anlamına gelir.
Proje Yönetimi Başarı kriterleri:
• Zaman; Projelerin belli bir başlangıç veya itiş zamanının olması, projelerde takip edilecek süreçlerin bu süre zarfında tamamlanması, projenin başarısı için önemlidir.
• Kapsam; Projede yapılması gereken tüm çalışmaların, belirli, tanımlı ve bir çerçeve şeklinde ifade edilmesi, kapsam tanımı içerisine girer. Projede yapılacak şeylerin kasam olarak tanımlanması, proje süresince de bu kapsama bağlı kalınması, projenin başarısı için önemlidir.
• Maliyet (Bütçe); Projede yapılacak olan harcamaların tahmini maliyetler olarak hazırlanması, hazırlanan tahmini maliyetler çerçevesinde projenin yürütülmesi, projenin başarısı için önemlidir.
Proje yöneticisi bu üç kriteri, proje yönetim süreci devamında, proje yönetim süresince dengede tutarak, kontrol ederek, aralarındaki bütün bağlantıları yöneterek, projenin başarılı olmasını sağlar.
Eğer; Zaman, Kapsam, Maliyet (Bütçe) kısıtı dengede tutulursa, proje yönetim sürecinde Kalite sağlanmış olur. Projede kalite aynı zamanda, müşteri beklentilerinin karşılanması anlamına gelir. Ve proje başarılı sayılır. (Kaynak Yönetimi, Risk Yönetimi, Tedarik yönetimi, İletişim yönetimi bu üçlü kısıtla doğrudan ilgilidir.)
Örnek: Bir projede daha az sürede, daha fazla iş yapmanız istenirse, daha fazla insan kaynağına sahip olmamız gerektiğini düşünmeliyiz. Ve ya, bir projede daha az maliyetle, daha çok iş yapma gerekliliği varsa, daha fazla risk yönetme durumunu gösterir.
TEMEL KAVRAMLAR:
PROJE:
• Belirli bir başlangıç ve bitiş zamanı vardır.
• Benzersizdir.
• Daha önceden yapılmamıştır. (Sıfırdan en baştan planlanarak gerçekleştirilir)
• Aşamaları vardır, kaynakları kullanır.
OPERASYON: (Projelerin dışında kalan, diğer işlere verilen isimdir)
• Bitiş zamanı olmayabilir
• Rutin olarak tekrar eder
• Daha önceden yapılmıştır, nasıl yapılacağı bilinir.
• Aşamaları vardır, kaynakları kullanır.
Organizasyonel Süreç varlıkları: (Projenin yürütüldüğü organizasyonun sahip olduğu bütün bilgi birikimidir.)
Projenin yürütüldüğü organizasyona ait;
• İş süreçleri,
• Prosedürler,
• Planlar veya bunlarla ilişkili
• Talimat ve politikaların tamamına (tüm bilgi tabanlarına) Organizasyonel süreç varlıkları denir.
Çevresel işletme faktörü: (Projenin, ekibinin kontrolünde olmayan dış etkenlerdir)
Proje ekibinin kontrolünde olmayıp, projeyi etkileyen, sınırlayan ya da yönlendiren koşullardır.
Alt Proje:
Bir projenin genellikle kurum dışı veya başka bir departmanca gerçekleştirilecek olan aşamasıdır.
Proje yönetim Ofisi:
Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen Organizasyonel birimidir.
Paydaş: (Projenin başarılı olması için; projenin başından itibaren paydaşların tanımlı olması, belirli olması, proje süresince de paydaş katılımının yönetilmesi gerekir.)
Proje süresince veya proje sonunda olumlu, olumsuz etkilenen veya proje veya sonuçlarını olumlu, olumsuz etkileyen herkes.
Aşamalı Olgunlaşma: (Sabırlı olmak anlamına gelir.)
Projenin erken evrelerinde, projeye ait çok fazla detay bilgiye sahip olmadığımız için projeyle ilgili kesin bilgiler hazırlayamadığımız durumlarda, projenin aşamalı olgunlaşmalı prensibine göre, daha fazla bilgiye, daha fazla kişiye ulaşarak, daha fazla detaylandırdığımız sürece aşamalı olgunlaşma denir. Projede çalışmalar arttıkça, yapılacak çalışmaların detaylarında artması söz konusudur.
Proje çalışmaları arttıkça faaliyetler detaylandırılır.
• Proje ilerledikçe daha gerçekçi hedefler belirlenir.
• Proje taraflarının zaman içinde proje yönetimine ve organizasyonuna güveni artar.
Program:
Farklı amaçlar doğrultusunda oluşturulan projelerin, ortak bir amaç çerçevesinde birbirleriyle koordineli olarak planlanması ve genel kazanımın sağlanması, ayrı ayrı yürütüldüğünde elde edilemeyecek faydanın yürütüldüğü projeler kümesidir.
Projeler bir araya gelerek programı oluşturur. Programlar bir araya gelerek Portföyü oluşturur.
Portföy:
Stratejik iş hedeflerini karşılamak için yürütülen Proje ve/veya program topluluğu ile diğer işlerin etkili yönetimi sağlamak üzere beraber gruplanmasıdır.
Proje, Program ve Portföy kavramları, çok büyük organizasyonlarda; proje sayılarının artması, Yapılacak işlerin karmaşıklığının artması ve organizasyonun stratejik hedefleri doğrultusunda, proje yönetişim modeline geçmesi gibi amaçlarla söz konusu olabilir.
Proje süreçleri:
Proje süreçleri projenin, başından itibaren sonuna kadar uygulanması gereken adımları ifade eder.
Bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler serisine süreç denir. Süreçlerin girdileri, araçları ve teknikleri vardır.
• Proje Yönetimi Süreçler: Projenin yönetilmesi için gerekli süreçlerdir. Genellikle standarttır.
• Ürün Bazlı Süreçler: Proje ürününün belirlenmesi ve oluşması için gerekli süreçlerdir. Uygulama alanına göre değişkenlik gösterir.
PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ GRUPLARI:
1. Başlangıç Süreçleri: Projeleri başlatma aşamasıdır.
a. Proje başlatma belgesinin hazırlanması
b. Proje paydaşlarının tanımlandığı süreçtir.
2. Planlama Süreçleri: Projede neyin nasıl yapılması gerektiği ile ilgili planların hazırlandığı aşamadır.
a. Projenin kaynak yönetimi
b. Kapsam yönetimi
c. Zaman yönetimi
d. Maliyet yönetimi
3. Yürütme Süreçleri: Planlamada hazırlanan planların uygulandığı, yürütüldüğü aşamadır.
Planladığımız çalışmaları, planladığımız şekliyle uygulamaya alırız. Planlama ve Yürütme süreç grupları, etkileşim bir döngü şeklindedir. Planların tamamlandığı işler uygulamaya başlanır, Uygulamalarda eksiklik hata veya yanlışlar yeni talepler gördüğümüz çalışmalarda planlamaya dönerek, planlarımıza eklemeler, planlarımızda revizeler yaparak uygulamaya devam ederiz.
Planlama ve Yürütme, projede tüm çalışmalar devam edip tüm çalışmalar bitene kadar, tekrar tekrar işletilen süreçlerdir.
4. Kapanış Süreçleri: Tüm çalışmalar tamamlandığında işletilen süreçtir. Projenin tüm çalışmalarından bittiğinden emin olduysak, kapanış süreçlerinde projeyle ilgili diğer kapanış raporunun hazırlanması ve kapanış duyurusunun yapılması gibi, çalışmalar gerçekleştirilir.
5. İzleme ve Kontrol: Proje yöneticilerinin, projenin en başından sonuna kadar, yaptığı çalışmalarda uluslararası standartlara uyup uymadığını izleyip kontrol etmesi ve proje çalışmalarındaysa, planlarla gerçekleşen durumun sürekli izlenerek kontrol edilmesi anlatılır. Proje yönetim süreçlerinde işletilecek çalışmalar, bu beş grup altında yürütülmeli ve yönetilmelidir.
BİLGİ ALANLARI – PROJE SÜREÇLERİ:
Bilgi alanları: Bir proje yönetim sürecinde yapılması gereken işlerin konu başlıklarıdır.
(Proje yönetim süreçlerini daha anlamlı bir hale getirir.)
1. Entegrasyon Yönetimi: Proje yöneticisinin proje süresince yapılması gereken tüm çalışmalar arasında koordinasyonu sağlamasını ifade eder.
2. Kapsam Yönetimi: Projede neyin nasıl yapılacağını detaylı bir şekilde tarif ettiğimiz ve proje süresince de bunu kontrol edip doğruladığımız çalışmalar bütünüdür.
3. Zaman Yönetimi: Neyin, ne zaman kim tarafından, hangi sırada yapılacağını detaylı bir şekilde ifade ettiğimiz yerdir.
4. Maliyet Yönetimi: Projenin tahmin edilmiş bütçeler çerçevesinde tamamlanması için, yapılması gereken çalışmaları içerir.
5. Kalite Yönetimi: Projenin belirlenen kalite hedeflerinde tamamlanabilmesi için; planlama, yürütme, izleme ve kontrol aşamasında neyin yapılması gerektiğini ifade eder.
6. Kaynak Yönetimi: Projede yapılması gereken işlerin kimler tarafından yapılacağını ve bu yapılması gereken işlerle ilgili kaynakların nasıl yönetileceği ile ilgili konuları içerir.
7. İletişim Yönetimi: Projenin en önemli konularından biridir. Proje yöneticisinin işinin %90 oranında iletişim olduğu söylenebilir. Projelerin başarılı olması için, proje ekipleri arasında etkili bir iletişimin sağlanması gerekir.
8. Risk Yönetimi: Projelerin belirsizlikleri üzerinde, tehdit veya fırsat olarak gördüğümüz konuların nasıl ele alınacağı ve nasıl yönetileceği ile ilgili bilgileri içerir.
9. Tedarik Yönetimi: Projelerde söz konusu olan satın almaların, işin şartname boyutundan sözleşme boyutuna kadar, aşama aşama nasıl yapılacağı ile ilgilidir.
10. Paydaş Yönetimi: Projelerin başarısını etkileyen paydaşların tanımlanmasından bu paydaşların yönetilmesine ve bu paydaşların izlenip kontrol edilmesine kadar süreçleri içerir.
PROJE YÖNETİCİSİNİN YETKİNLİKLERİ:
Ne yapacağını, neyi nasıl uygulayacağını bilen bir kişi olmalıdır. Ve bu bilgisini de (Bilgi, Beceri, Performans) Yönetim sergileyerek, efor sarf ederek, iletişim kanallarını etkin kullanarak proje yönetim süreçlerini yönetmesidir.
PROJE YÖNETİCİSİNİN İLETİŞİM BECERİLERİ:
1. Liderlik: Proje yöneticisinin, proje ekibine ve proje paydaşlarında liderlik etmesidir. (Duruşuyla, verdiği güvenle ve yönlendirmeleriyle, ekibine neyin nasıl yapılması gerektiğini tarif etmelidir.)
2. Ekip Kurma: Proje yöneticisinin, projenin başarılı olması, işlerin doğru yapılabilmesi için; doğru insanlardan oluşan bir ekip kurmalıdır. Eğer kendisine daha önceden atanmış kaynaklar varsa, bu kaynakları doğru yönlendiren, doğru yetiştiren kişide proje yöneticisi olmalıdır.
3. Motivasyon: Proje yöneticisi, projenin başarılı olması için, proje ekibinin motivasyonunu sürekli yoklamalı ve bu motivasyonu geliştirecek süreçleri denemelidir.
4. İletişim: Proje yöneticisi, kendini iyi bir şekilde ifade eden ve karşı taraftakini iyi bir şekilde anlayan ve başkalarından aldığı bilgiyi bir köprü görevi görerek iletişim anlamında paylaşan kişidir.
5. Etkileme: Proje yöneticisi; düşündükleriyle yaptıklarıyla söyledikleriyle karşı taraf üzerinde bir tesir bırakacak düzeyde etkileme becerisine sahip olmalıdır.
6. Karar Alma: Proje yöneticileri, kritik durumlarda yol ayrımlarında veya kriz anında doğru kararları alabilecek kişiler olmalıdır. Soğukkanlılıklarıyla veya kompleks durumlarda yani karmaşık durumlarda doğru kararı nasıl alabileceklerini bilen kişiler olmalıdır.
7. Siyasi ve Kültürel Farkındalık: Proje yöneticisi, yürüttüğü projenin çevresi dışında çalıştığı organizasyon çalıştığı ülke ve çalıştığı Jeopolitik konum gibi bilgilere sahip olmalı ve bu kültürel farkındalıkla proje ekibine proje ekibinin paydaşları olarak çevresel etkenlere saygılı olarak projenin başarılı olmasını sağlamalıdır.
8. Müzakere: Proje yöneticisi, düşündüğün inandığı fikirlerini bir tartışma ortamında ısrarla ve doğru düşündüğü şekilde savunabilmeli ve ortak nokta bulunması konusunda müzakere edebilmelidir.
9. Güven Oluşturma: Proje yöneticisi, sahip olduğu bilgi birikimi ve saygınlık çerçevesinde proje paydaşları ve proje ekibi üzerinde güven oluşturabilmelidir.
10. Çatışma Yönetimi: Proje yöneticisi, ekibinde bulunan veya koordine etmesi gereken paydaşlar arasında, çatışmaları düzenleyebilen çatışmaları kontrol edebilen ve olayı çözüme götürebilen kişi olmalıdır.
11. Koçluk: Proje yöneticisi, kişilerin birebir ne yapacağını anlatan, öğreten kişi değil, proje ekibi üzerinde proje ile ilgili yapılması gereken şeyleri, sorularla yönlendiren kişi olmalıdır.
PROJELERDE BAŞARI İÇİN GEREKEN KRİTERLER:
1. Proje amaç ve kısıtlarının net belirlenmiş olması:
a. Projede kaç kişiye ulaşılacak
b. Kaç yeni müşteriye ulaşıla bilinecek
c. Ne kadar sürede bunu yapmanız gerektiği
d. Ne kadar bütçe ile bunu yapmanız gerektiği
2. Planlamaya zaman ayrılması: Bir şeyin düzeltilmesinin maliyeti, her zaman önleminin maliyetinden fazladır. (Önlemek için planlamaya ayıracağımız zaman, hiçbir zaman düzeltmeye ayıracağımız zamandan çok olmayacaktır.) Odaklanılması gereken konulardan biridir.
3. Personel ihtiyacının sağlanması: Projeyi yürütecek kişilerin, doğru ve net belirlenmiş olması ve istihdam edilmesi, projenin başarısı için önemlidir.
4. Proje izleme ve kontrolünün etkin yapılması: Projenin süresi, garanti altına alınmalıdır.
5. Proje yöneticisinin etkinliği: Proje yöneticisinin etkin bir yönetim tutumu, projenin başarısı için önemlidir.
PROJE YÖNETİM SÜREÇ GRUPLARI: (Detaylar)
1. Başlangıç Süreçleri: İlk süreç, proje başlatma belgesinin geliştirilmesidir.
Proje başlatma belgesi, projenin resmi olarak başladığını organizasyona duyuran, proje hakkında bilgi veren dokümantasyondur.
Proje başlatma belgesinin içeriğinde,
• Projenin amacı ve gerekçesi
• Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı karakteristikleri
• Kilometre taşı listesi
• Özet bütçe
• Üst seviye riskler
• Proje onay gereksinimleri
• Atanmış proje yöneticisi, sorumlulukları ve yetki seviyesi
• Proje başlatma belgesini onaylayacak kişilerin adları ve sorumlulukları
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi:
• Proje varlığını onaylar.
• Proje yöneticisi formal olarak atanır (Proje yöneticisi tarafından veya proje yöneticisi de henüz atanmamışsa ise proje ile ilgili iş geliştirme ekipleri tarafından proje sponsorunun talimatı ve proje sponsorunun yayınlamasıyla oluşur) ve organizasyona duyurulur.
• Proje ürünü/hizmeti tanımlanır.
• Projenin hedeflendiği iş gereksimini tarifler
• Proje yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları, tedarik etmesi yetkilendirilir.
Paydaşların belirlenmesi:
Proje paydaşlarının belirlenmesi süreci, projeden etkilenen şahıs ve organizasyonların belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan çalışmalardır.
Proje Paydaş Listesi: (Paydaşlar belirlenirken)
• Tanımlama Bilgisi: Adı ve Soyadı, Organizasyondaki yeri, Görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri
• Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri, beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi aşama ile en çok ilgili olduğu
• Paydaş Sınıfı: İç/Dış, Destek/Tarafsız/Karşıt
Paydaşları süreç boyunca kontrol edebilmek, izleyebilmek ve onların katılımlarını sağlayabilmek için; kullanılan araç ve teknikler (Paydaş analiz Matrisi)
- İlgi ve Güç matrisi (Paydaşlar ilgi ve güçlerine göre, matris üzerinde ilgili bölümlere yerleştirilerek, proje süresince takip edilerek gerekli aksiyonlar alınır.
2. Planlama Süreçleri:
Planlama:
• Yapılacak işlerin yol haritası, alternatif yaklaşımları belirlemeye yarar.
• Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar.
• Verimlilik için esas teşkil eder
• Kontrolü sağlamak için önemli bir araçtır
• Kurumsal hafızayı destekler
Gereksinimlerin Toplanması:
Proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.
Kapsamın Tanımlanması:
Gereksinimlerin bir araya getirilerek aynı zamanda projede fiili yapılacak gerçek işlerin detaylarının tarif edildiği yerdir. Kapsamın tanımlama sürecinin sonunda ulaştığımız doküman kapsam bildirim dokümanıdır. Bu paydaşların beklentileri olan gereksinimlerinin projede yapılacak fiili işler olan kapsam dokümanına dönüştürülmesi anlamına gelir.
• Proje kapsam Bildiriminin ayrıntılı hazırlanması, proje başarısı için çok önemlidir.
• Başarısız projelerin çoğunda, kapsamın iyi kontrol edilememesi ve başlangıçta anlaşılan kapsamın fazlasıyla değişmesi etkin olmaktadır.
• Proje kapsam bildirimi oluşturulur ve projenin temel kısıt, varsayım, teslimat ve tahminleri, başlangıç sürecine göre daha detaylı olarak belirlenir.
İş kırılım yapısının Oluşturulması:
Kapsamda yapılacak tüm işler ifade edildikten sonra, yapılacak tüm çalışmaların, maliyet ve süre bakımından en küçük parçalara ayrılma işi yapılır. Bu işlem sonunda ortaya çıkan yapıya iş kırılım yapısı adı verilir.
İş kırılım yapısı, projede yapılacak çalışmaların hiyerarşik bir şekilde görselleştirilerek hazırlanması anlamına gelir. İş kırılım yapısında işlerin hiyerarşik bağlantısı vardır fakat işlerin kimin tarafından yapılacağı veya süresi gibi bilgiler yoktur.
• Projenin bütün kapsamı oluşturulur.
• İş kırılım yapısında olmayan işin, proje kapsamında olmadığı kabul edilir.
• Her bir alt seviyeye indikçe iş paketleri netleşir.
• İş kırılım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları ortaya çıkar.
Aktivitelerin tanımlanması: Zaman yönetimi anlamında projede yapılacak fiili işlerin iş kırılım yapısından yararlanılarak listelenmesi anlamına gelir.
Aktivitelerin Sıralanması: Aktiviteler tanımlandıktan sonra, zaman yönetimi anlamında zaman yönetimi çizelgesi çalışmasına ulaşmak için belirlenen aktiviteler sıralanarak, mantıksal bağlantıları kurularak bir ağ diyagramına, bir ilişkisel listeye dönüştürülebilir.
Aktiviteler, Öncül-Ardıl dediğimiz ilişkilerle sırasal ilişkiler kurulmalıdır.
Aktivite Kaynakları Tahminleme:
• Aktiviteyi gerçekleştirmek için gerekli kaynaklar belirlenir. (İnsan, makine, malzeme…)
• Projedeki her aktivite için, Proje yöneticisi gerekli gördüğü miktarda ve tipteki kaynağı aktiviteye atar.
• Bu işlemin sonunda, her aktivite hangi vasıta ve miktarda kaynağın atandığının listesi çıkar.
Aktivite Sürelerinin tahmin edilmesi:
Her aktiviteye atanmış olan kaynak miktarı ve tipine göre aktivitelerin süreleri tahmin edilir. Süre tahminleme de dikkate alınması gereken faktörler,
• İşin Özelliği
• İşin yeri
• İşin teknik açıdan zorluğu
• Atananların deneyimi
Aktivite süreleri belirlendikten sonra, tüm çalışmalar bir araya getirilerek zaman çizelgesini geliştirme süreci işletilebilir.
Zaman çizelgesinin geliştirilmesi:
Zaman çizelgesinin geliştirilmesi demek kapsam yönetiminde belirlediğimiz; gereksinimler, kapsam tanımı ve iş kırılım yapısındaki işlerin zaman yönetimi anlamında,
- Planlama aşamasında belirlediğimiz aktivitelerin tanımlanması,
- Aktivitelerin sıralanması,
- Aktivite kaynaklarının tahmin edilmesi,
- Aktivitelerin sürelerinin tahmin edilerek, aktivitelerden oluşan zaman çizelgesinin geliştirilmesi anlamına gelir.
- Süre tahminleme ve aktivite sıralama çıktılarına dayanarak aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlenmesidir.
- Tekrarlanan bir süreçtir.
- Zaman çizelgesi temel çizgisi olarak kaydedildikten sonra zaman içinde güncellemeler görebilir.
Zaman çizelgesinin geliştirilmesi Araç ve Teknikleri:
Kritik Yol Metodu: Projenin en erken ne kadar sürede tamamlanacağını gösteren analiz yöntemidir. Kritik yoldaki aktivitelerden birini gecikmesi projenin gecikmesi anlamına gelir.
Zaman sıkıştırma teknikleri:
Projenin bitiş tarihini öne çekmek için kullanılan tekniklerdir.
- Kaynak yükleme: Bir aktiviteyi ekstra kaynak yüklemek anlamına gelir.
- Paralel çalışma: Bağlantılı iki aktiviteden öncül olanı bitmeden, iki işi bir sürede paralel yapmak demektir.
Maliyetlerin tahmin edilmesi:
• Proje aktiviteleri için harcanacak kaynakların (insan, makine, malzeme) maliyetlerinin tahminleme sürecidir.
• Projelerde maliyet değerleri bir para birimi ile (TL, Dolar, Euro) ifade edilir. Kapsamı, kaynak ihtiyacı ve süresi daha önceden belirlenmiş aktivitelerin bu aşamada parasal değeri (maliyeti) ölçülmeye çalışılır.
Bütçenin belirlenmesi:
- Her aktiviteye atanan tahmini maliyetlerin iş paketleri ve proje bazında yukarıya doğru toplanması ve zaman eksenine yerleştirilmesidir.
- Bu çalışma sonunda projenin dönemlik parasal ihtiyacı, Maliyet temel çizgisi ortaya çıkar.
Kalite yönetimi Planlaması:
Proje kalite yönetim süreçlerinin belirli bir ürün veya sözleşme için nasıl uygulanacağını tarif eder.
- Ürünün, projenin, sözleşmenin kalite hedeflerini tanımlar.
- Doğrulama ve kabul kriterleri belirlenir.
- Süreçlerin ve ürünün uygunluğunu güvence altına alınır.
İnsan kaynakları yönetim planının hazırlanması:
- Projede hangi rollerin çalışacağı
- Proje organizasyon yapısının nasıl olacağı
- Kimin kime raporlama yapacağı
- Sorumluluk atama matrisleri düzeyinde, hangi işte kimin sorumluluğu, ne olacağı
- Rol bazlı olarak, metin doküman şeklinde, projede görev alacak kişilerin detaylı iş tanımlarının hazırlanacağı yerdir.
İletişimin planlanması:
Proje taraflarına gerekecek olan bilgilerin ve iletişim gereksinimin belirlenmesi sürecidir. Etkin bir iletişim yönetimi için;
- Hangi bilginin Kimden
- Ne zaman
- Ne sıklıkta
- Nasıl alınacağı
- Hangi bilginin Kime
- Ne zaman
- Ne sıklıkta
- Nasıl verileceğinin planlandığı aşamadır.
Risk Yönetimi:
Planlama aşamasında proje ile ilgili, olası (tehdit veya fırsatların) risklerin tanımlanması, bu risklerle ilgili Niteliksel ve Niceliksel analizlerin yapılması ve bu yapılan analizler sonucunda da, ilgili risklere yanıt planlarının hazırlanması, planlama aşamasında söz konusudur.
Risk Nedir?
Proje için belirlenmiş hedefe ulaşılmasını pozitif veya negatif yönde etkileyebilecek, gerçekleşmesi kesin olmayan konulara risk denir.
Risklerin tanımlanması (kayıtları):
- Belirlenen risklerin listesi
- Tetikleyiciler Riskin oluşmasına sebep verecek etkenlerin listesi
- Alınabilecek potansiyel önlemler
- Risk kategorilerinde güncellemeler
Niteliksel ve Niceliksel Risk Analizlerinin yapılması:
Her iki analiz, riskler tanımlandıktan sonra gerçekleşme olasılığını ve etki alanlarını belirler.
Nitel Risk Analizi: Tanımlanmış risklerin gerçekleşme olasılığı ve etki gücü değerlendirilir.
Nicel Risk Analizi: Her riskin olasılığı ve proje hedeflerine etkisi sayısal olarak ortaya çıkartılır.
Tedariklerin Planlanması:
Projenin ihtiyaçlarının en iyi şekilde karşılanması için tedarik edilecek ürün veya hizmetlerin belirlenmesi sürecidir.
Projede eğer bir satın alma söz konusuysa, satın alınacak ürün veya hizmetlerle ilgili;
- Gereksinimlerin belirlenmesi, (Tedarikçi çalışma bildiriminin hazırlanması)
- Şartnamelerin hazırlanması
- İlgili tedarikçi adayları ile görüşülerek, müzakerelerin edilmesi
- Sözleşmelerin imzalanması
Not:
Planlama aşamasında; risklerle ilgili planlamalar yapılır.
Yürütme aşamasında; risklerle ilgili yanıt planları uygulamaya alınır.
İzleme ve kontrol aşamasında; proje süresince yeni riskler tanımlanabilir.
Risk yanıtlarının planlanması, Araç ve Teknikleri:
- Riskten kaçınma mümkün olduğunca risk almamak, planı değiştirmek veya projenin belirli bölümünden vazgeçmek.
- Risk devretme sorumluluğunu, üçüncü partiye vermek Ör: Kasko
- Risk Azaltma, Önlem almak. Ör: Tecrübeli satıcı
- Risk kabullenme, riskin gerçekleşmesini öngörüp önlem almama. (Yedek bütçe ayrılmalı)
Tedariklerin Planlanması:
Projenin ihtiyaçlarının en iyi şekilde karşılanması için, tedarik edilecek ürün veya hizmetlerin belirlenmesi sürecidir.
- Yap/ Satın Al analizi
- Uzman görüşleri
- Kontrat tipi seçme
- Sabit Maliyetli Kontratlar
- Değişken Maliyetli Kontratlar
- Zaman-Malzeme tabanlı Kontratlar
Tedarik Dokümanları:
- İhaleye Davet
- Teklif Daveti
- Fiyat Talebi
- Bilgi Talebi
Paydaş Yönetiminin Planlanması:
Projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşların etkin bir biçimde katılımını sağlamak için; ihtiyaçları, çıkarları ve projenin başarısına potansiyel etkilerinin analizine bağlı olarak uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesi sürecidir.
- Paydaş listesi kullanılır
- Habersiz, Dirençli, Tarafsız, Destekleyici, Lider kategorilerinde analiz yapılır.
Projelerde başlangıç aşamasında belirlediğimiz projelerin;
- Proje süresince projeye katılımının nasıl yönetileceği,
- Hangi paydaşların gereksinimlerinin ne olduğu,
- Hangi paydaşın iletişim beklentisinin ne olduğu,
- Paydaşlarla ilgili görüşmelerin ve toplantıların ne sıklıkla gerçekleştirileceği
- Yaklaşımların ne olacağı, planlama aşamasında belirlenir.
3. Yürütme Süreçleri:
Projelerin planlanma aşamalarından sonra, yürütme aşamasına geçtiğimiz zaman eğer planlarda bir eksiklik olmuşsa veya bir hata olmuşsa veya planlarda olmayan yeni bir çalışma isteniyorsa, bir değişiklik formu doldurularak, etki analizi yapılarak, değişiklik kontrol kurulu (Proje kapsamında oluşturulmuş, proje sponsorunun, müşterinin ve proje paydaşının bulunduğu bir komitenin) onayı alınması gerekmektedir.
Kalite güvencesinin sağlanması süreci:
Kalite beklentilerinin sağlanması için gerekli olan süreçlerin işleyişi denetlenir.
Projenin çalışma aşamasında, yapılacak çalışmalarla ilgili kalite yönetim planında belirlenen çalışmaların, kaliteyi sağlayacak şekilde, yapılıp yapılmadığının takip edilmesi ile alakalıdır.
Proje Ekibinin Oluşturulması:
Yürütme süreçlerinin başlangıcından itibaren projede çalışacak kişilerin iş tanımları kesinleştirilir ve bu bilgi proje ekibine duyurulur.
Proje ekibinin geliştirilmesi:
Ekip üyelerinin bireysel yetkinliklerini ve proje ekibinin toplam performansını geliştirmek için çalışmalar yapılır.
Proje ekipleri hem sosyal hem de teknik açıdan geliştirilmelidir.
- Çalışmaları etkin ve başarılı olarak yapabilmeleri için, gerekli teknik eğitimlerin sağlanması,
- Gerekli danışmanlık desteklerinin sağlanması,
-Ekip üyelerinin projeyi daha az maliyetle, daha kısa zamanda ve daha yüksek kalitede tamamlayabilmeleri için, bilgi ve becerilerinin arttırılması
- Proje ekibinin sinerji içerisinde ekip uyumu içerisinde çalışabilmesi için de, sosyal açıdan gerek iş dahilinde gerek iş dışında proje ekip toplantılarıyla, samimiyetin, güven duygusunun oluşturulması.
- Ekibin ve üyelerin kişisel üretkenliğini arttırmak için, ekip ruhu oluşturarak birbirlerine bilgi ve tecrübe aktarmalarının sağlanması.
- Proje yöneticisi proje ekibinin geliştirilmesine, yürütme aşamasında zaman ayırmalıdır.
Ekip Geliştirme Teorisi: (Dr. Bruce Tuckman) 1965 yılında yayınlanan teorisi, proje yöneticisinin her aşamada farklı bir liderlik sergilemesi gerektiğini savunur.
- Oluşum
- Karmaşa
- Düzenleme
- Performans
- Çözülme
Ekiplerin Yönetimi:
Proje yöneticisi, Oluşum ve karmaşa aşamasının süresini kısaltması gerektiğini bilmesidir.
Ekiplere atanan işlerin, zamanında ve istenildiği gibi olup olmamasının kontrolü ve denetimidir.
Proje yöneticisinin, Yaptırım gücüyle ilgili yaklaşımlar:
- Ödül vadetme
- Korkutma
- Meşru güç
- Bilgi gücü (Ekibi ve paydaşları etkileyerek, dinlenmesini sağlar)
- Dolaylı güç
Proje yöneticisinin, Çatışma konusuyla ilgili yaklaşımlar:
- Yüzleşme/ Problem çözümü
- Uzlaşma
- Yumuşatma/ Uyum sağlama
- Geri çekilme/ Kaçınma
- Zorlama
Tedariklerin Yönetilmesi:
Planlama aşamasında yapılan tedarik hazırlıklarından sonra, ilgili satıcıların seçilip bu satıcıyla sözleşmenin imzalandığı aşamadır. (Proje kapsamında bir satın alma söz konusuysa)
- Satıcılar seçilir
- Anlaşmaya varılan bir sözleşme ortaya çıkar.
- Ürün/ Hizmetin Tarifi
- Tedarik Zamanı
- Tarafların Sorumlulukları
- Fiyat
- Ödeme Biçimi
- Garanti
Paydaş beklentilerinin Yönetilmesi:
Proje paydaşlarıyla iletişim kurarak, Projenin gidiş yönü ile beklentileri, onların sorun ve şikayetlerini değerlendirerek, projenin gidiş yönü ile beklentilerin uyumlu olması için çalışmalar yapılır.
4. İzleme ve Kontrol Süreçleri:
Proje süreçlerinin yürütme aşamasında gerçekleştirilir. Bu süreç grubu, baştan sona tüm projeyi kapsamaktadır. Tüm proje boyunca izlenmesi gereken konular ve uygulama çalışmaları yapılırken kontrol edilmesi gereken konular, bu süreçte ele alınır.
Referans alınan temel planlar:
- Kapsam temel planı (Neyin yapılacağı) projeye çalışmalarının kontrol edilmesi için kullanılması.
- Zaman temel planı (Neyin, ne zaman yapılması)
- Maliyet temel planı (Projede yapılacak harcamaların kontrolü)
Entegre değişiklik kontrolünün gerçekleşmesi:
Taahhüt edilmiş planlar çerçevesinde olmayan, yeni bir talep varsa, farklı bir eksikli veya bir hata söz konusuysa, bu gibi değişikliklerin yapılması için, değişiklik talep formu doldurulması gerekir.
Değişiklik talep formunun içeriğinde;
- Değişikliğin gerekçesi
- Açıklaması
- Etkilerinin belirtilerek, kontrol kuruluna onaya sunulur.
Değişiklik kontrol kurulunda (Proje kapsamında oluşturulan komisyonda) muhakkak olması gerekenler;
- Müşteri Temsilcisi (Ana paydaşlar)
- Proje Sponsoru
- Proje Yöneticisi
Değişiklik kontrol komisyonu, kendisine ulaştırılan değişiklik talebini inceleyerek;
-Onaylayabilir (Değişiklikte öngörülen alternatif yöntemler planlamalarda güncellenerek, proje çalışmalarına devam edilir.)
- Reddedilebilir (Red kararı kayıtlarda güncellenerek, proje çalışmalarına devam edilir.)
- Erteleyebilir
Proje kapsam yönetimi:
Proje kapsam yönetimi bilgi alanı içinde iki tane izleme ve kontrol süreci vardır.
- Kapsamın Doğrulanması (Projenin Müşterisi tarafından yapılır)
- Kapsamın Kontrolü
Zaman çizelgesinin kontrolü:
Projenin zaman çizelgesi ile ilgili olan değişiklikler kontrol edilir. Proje yöneticisi zaman planını kullanarak, yapılacak çalışmaları izleyerek, işlerin planlandığı gibi, zamanında yapılıp yapılmadığını kontrol eder.
Eğer tolere edebileceği, proje bitiş zamanının etkilemeyeceği bir şekilde güncellenmesi gereken çalışmalar varsa, zaman planında bunların güncellenmesini gerçekleştirir.
Zaman planında, bitiş süresini etkileyecek farklı değişiklikler görülmüşse, bunlar içinse Enteğre değişiklik süreci uygulanır.
Maliyetlerin Kontrolü:
Projenin bütçesi ile ilgili olan değişiklikler kontrol edilir.
Proje yöneticisi, planlama aşamasında belirlediği, Maliyet temel çizgisinde (Ne zaman, Hangi iş için, Ne kadar para harcanacağı ile ilgili) planlamayı, İzleme ve kontrol aşamasında, izleme ve kontrol süreci için kullanır. Planlananla gerçekleşen durumun kıyasını yapar. (Ne kadar harcamayı planlamıştım ve şu an ne kadar harcadım) bunun kıyaslamalarını yaparak, gerekli aksiyonların yönetilmesini gerçekleştirir.
Kalite ve Kontrolün gerçekleştirilmesi:
Proje çalışmalarının tamamlanması sonucunda, ortaya çıkan ürün veya hizmetin, kalite hedeflerine uyup uymadığının anlaşılması için, gerçekleştirilecek çalışmalar anlamına gelir. Farklı yöntemlerle, örneklem alınarak veya farklı istatistiki modellerle gerçekleştirilebilir.
Performansın raporlanması:
Projenin performansı değerlendirilir ve sonuçlar ilgili kişilerle paylaşılır.
Gerçekleştirilen çalışmaların planlandığı gibi gidip gitmediği, iletişim yönetimi çerçevesinde, belli şablon raporlar kullanılarak, üç tipteki raporlamayla ifade edilen çalışmalara performansın raporlaması denir.
- Performans raporlaması
- Projenin durum raporlaması (Nelerin yapıldığının ifade edilmesi)
- Projenin ilerleme raporlaması (Projenin % kaçının tamamlandığının söylenmesi)
- Projenin tahmin raporlaması (Şuana kadar ki eforla devam etmesi durumunda, ne zaman ve ne kadarlık bütçe ile biteceğinin planlanması anlamına gelir.)
Paydaş katılımının Kontrolü:
Paydaşların ilişkilerinin izlenmesi, stratejilerinin ve planların onların katılımını sağlayacak şekilde düzenlenmesi sürecidir. Projedeki paydaşların planlandığı gibi yürütme süreç grubunda;
- Kendileriyle ilgili çalışmalara destek verip vermediği
- Onların beklenti sorun ve şikayetlerinin ne kadar değerlendirmeye alındığı
- Onlarla ilgili sorunların kayıt edilerek, bunlarla nasıl aksiyon alınıp alınmadığı
Sorun kayıtları önemli araç ve tekniktir.
Kapanış Süreçleri:
Projeyle ilgili veya proje fazıyla ilgili yapılan işlerin resmen bitirilmesi bu süreç grubunda yapılır.
Proje ile ilgili, fiili tüm durumların bittiğinden emin olduğumuz ve bu fiili durumlarla ilgili, Ne planlamıştık, Nasıl gerçekleştirdik, Başarılı olduk mu? Ne oranda başarılı olduk, gibi detaylar dokümanter edilir.
Proje ya da Fazın kapatılması:
Bu süreçte yapılması gereken çalışmalar;
• Tedariklerin Kapatılması (Satın almayla ilgili tüm teslimatları alınması ve tüm ödemelerin yapılması gerekliliği)
• İşin müşteriye devredilmesi (Kullanıcıya devredilmesi
• Projenin başarısının değerlendirilmesi (Alınan, öğrenilmiş dersler dokümantasyonun oluşturulması anlamındadır)
• Alınan dersler raporunun hazırlanması (Kurumsal hafızaya hizmet edecek şekilde; biz bu projede neyi nasıl planlamıştık, Neyi nasıl gerçekleştirdik, Neyi nasıl daha iyi yapabilirdik, Yaptığımız çalışmalarda hatalı olduğumuz veya eksik olduğumuz bir yönümüz var mı şeklinde öğrenilmiş dersler dokümanter edilmelidir)
• Kayıtların arşivlenmesi (Kayırlara erişilebilir, ulaşılabilir şeklinde saklanması)
• Ekibin serbest bırakılması (İnsan kaynağının serbest bırakılması. Başka projelerde veya kendi görev aldıkları birimlerde, farklı görevleri yerine getirecek şekilde bırakılması)
• Kapanış duyurusu yapılması. (Proje tamamlanmış olur)
PROJE BİLGİ ALANLARI:
Projede uygulanması gereken pratiklerdir. Bilgi alanlarının detayına girerek, Proje yöneticisinin her bir konuda, projenin hangi aşamasında ne yapacağının anlatıldığı konulardır.
Proje yönetimi bilgi alanları, proje yönetimi süreç haritasında; Projenin hangi aşamasında hangi bilgi alanının hangi sürecinin işletileceği ile ilgilidir. Proje yöneticisi, projenin hangi aşamasındaysa, yapması gereken çalışmaları bulabilmek için, bu süreç haritasına başvurmalıdır.
1. PROJE ENTEGRASYON YÖNETİMİ:
Proje Yönetimi süreç grupları içindeki proje çalışmaları bir bütün içerisinde, hangi süreçlerden oluştuğunu belirleyen, bu süreçleri birleştiren ve süreçler arasında koordinasyonu sağlayan bilgi alanıdır.
Entegrasyon yönetimi bilgi alanına; Birleştirme, Pekiştirme, İletişim ve bütünleştirme eylemlerini içeren konu başlığı denebilir. Bu süreçler, proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
PROJE ENTEGRASYON YÖNETİMİ SÜREÇLERİ:
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi:
Projenin oluşmasına resmi olarak onay veren ve proje aktivitelerine Organizasyonel kaynakları proje aktivitelerine atamak için proje yöneticisine yetki sağlayan bir doküman oluşturma sürecidir. (Başlangıç)
Proje başlatma belgesi:
Proje başlatma belgesinde iş ihtiyaçları, mevcut müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün, hizmet ya da sonuç belgeleridir.
Proje yönetim planının geliştirilmesi:
Tüm alt destekleyici planları tanımlamak, hazırlamak, bütünleştirmek ve koordine etmek için gerekli eylemlerin belgelenmesi sürecidir. (Planlama)
Proje Yönetim Planı: Planlama süreçlerinin çıktısı olan tüm alt yönetim planlarını ve temel çizgileri bütünleştirir ve birleştirir. (Proje yöneticisinin, çantasında taşıdığı her şey)
Projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi:
Projenin hedeflerine ulaşmak için ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir. (Yürütme) bu projenin en önemli çıktısı, Teslimatlardır.
Proje çalışmalarının İzlenmesi ve kontrolü:
Projenin hedeflerine ulaşmak için ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve düzenleme sürecidir. (İzleme ve Kontrol) bu projenin en önemli çıktısı, Değişiklik Talepleridir.
Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi:
Teslimatlara, Organizasyonel süreç varlıklarına, proje belgelerine ve proje yönetimi planına ilişkin tüm değişiklik taleplerinin değerlendirilmesi, değişikliklerin onaylanması ve yönetilmesi sürecidir. (Kurul olmalıdır) (İzleme ve Kontrol) bu projenin en önemli çıktısı, Değişiklik Talepleri Güncellemeleridir.
Projenin Bilgi birikiminin Yönetilmesi:
Projelerde ortaya çıkan bilginin, ilgili taraflardan edinilerek kayıt altına alınması, bu bilgiye ihtiyaç duyacak kişilere bu bilgiye paylaşılması, bu proje dışında da başka projelerde bu bilginin kullanılacak şeklinde saklanması, projenin bilgi birikiminin yönetilmesi anlamına gelir.
Projenin ya da Fazın kapatılması:
Proje çalışmaları tamamlandığında, tedariklerin kapatılması, yapılan çalışmanın tamamlandığından emin olunması ve gerçekleştirilen çalışmaların da kullanıcıya devredilerek ürün ve hizmetlerin devreye alınması kapanış süreç grubunda işletilir.
2. PROJE KAPSAM YÖNETİMİ:
Projeyi başarıyla tamamlamak amacıyla, projenin tüm gerekli çalışmaları içermesini sağlamaya yönelik süreçlerden oluşur. Proje kapsamını yönetmek, öncelikle projeye nelerin dahil edileceğini ve nelerin edilmeyeceğini tanımlama ve kontrol etme işidir.
PROJE KAPSAM YÖNETİMİ SÜREÇLERİ:
Kapsam Yönetiminin Planlanması:
Proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geçerli kılınacağı ve kontrol edileceğini belgeleyen kapsam yönetimi oluşturma sürecidir. (Planlama)
Kapsam Yönetim Planı:
- Gereksinim Yönetim Planı: Gereksinim yönetim planı gereksinimlerin nasıl toplanacağı, Yüz yüze görüşmeler mi yapılacağı, Anket çalışmalar mı yapılacağı, proje süresince nasıl analiz edileceğini, belgeleneceğini ve yönetileceğini belgeleme görevini gerçekleştirir. Fazlar arası ilişkilerin, gereksinimlerin nasıl yönetileceği üzerinde de büyük etkisi vardır.
Gereksinimlerin Toplanması:
Projeyle ilgili paydaşların beklentilerinin toplanacağı, ihtiyaçlarının tanımlanması ve belgelendirilmesi sürecidir. (Planlama)
- Gereksinim Dokümantasyonu: Her bir gereksinin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.
- Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi: Gereksinimlerin başlangıç noktalarıyla bağlantısını gösteren ve proje yaşam döngüsü boyunca izlenebilmelerini sağlayan bir tablodur. Gereksinimleri iş ve proje hedefleriyle bağlantılı hale getirerek, her bir gereksinimin iş değeri katmanını, güvence altına almaya katkıda bulunur.
Kapsamın Tanımlanması:
Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulma sürecidir. (Planlama)
- Proje Kapsam Bildirimi: Projenin teslimatları ve bu teslimatları yaratmak için, gerekli çalışmalar ayrıntılı olarak açıklanır. Proje paydaşlarının proje kapsamına ilişkin ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlar.
İş Kırılım Yapısının oluşturulması:
Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılması sürecidir. (Planlama)
İş kırılım yapısında bulunan işler, projede yapılacak işler anlamına gelir. Bu yapıda yoksa yapılmayacağı anlamına gelir. İş kırılım yapısı, Projenin kapsam temel çizgisidir.
Kapsamın Doğrulanması (Onaylanması):
Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünü resmileştirme sürecidir. (İzleme ve Kontrol)
Projede yürütme aşamasında gerçekleştirilen ürünlerin müşteri tarafından test ve tetkik edilerek, resmi bir şekilde kabul edildiği, onaylandığı aşamadır.
(Teslimatlar, Değişiklik Talepleri)
Kapsamın Kontrolü:
Proje ve ürün kapsamının durumunun izlenmesi ve kapsam temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. (İzleme ve Kontrol)
Proje bağlamında kapsam terimi şu anlamlara gelir;
- Ürün Kapsamı: Bir ürün hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve fonksiyonlar
- Proje kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmaların içeriğini ifade etmektedir. (Proje ile ilgili toplantılar, duyurular, basın bültenleri)
3. PROJE ZAMAN YÖNETİMİ:
Projenin zamanında tanımlanması, başarıya ulaşması için, gerekli süreçlerden oluşur.
(Hangi işin, Ne zaman yapılacağı ile ilgili Planlama ve İzleme ile kontrol çalışmalarını içerir.)
PROJE ZAMAN YÖNETİMİ SÜREÇLERİ:
Zaman Çizelgesi Yönetiminin Planlanması:
Proje zaman çizelgesinin planlanması, geliştirilmesi, yönetilmesi, gerçekleştirilmesi ve kontrol edilmesi ile ilgili stratejiler belirlenir. (Planlama)
Aktivitelerin Tanımlanması:
Proje teslimatlarını üretmek için, yerine getirilecek özel eylemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu süreçle;
- Aktivite listesi: (En küçük fiili işlere dönüştürülür, bir liste şeklinde hazırlanır)
- Kilometre taşı listesi: (Önemli bir grup olayın bittiğini gösteren, Önemli bir olayı ifade eden; “Sözleşme imzalanması, projenin kapanışı gibi” çalışmaları ifade eden, özel aktiviteler de burada belirlenir.) (Planlama)
Aktivitelerin Sıralanması:
Proje aktiviteleri arasındaki ilişkileri belirleme ve belgeleme sürecidir. Bu sürecin aktiviteler arası bağımlılıkların belirlenmesi çalışmasıyla işletilmesi gerekmektedir. (Planlama)
- Ağ Şemaları (Network diyagram denilen görselleştirme)
Aktivite Kaynaklarının Tahmin edilmesi:
Her bir aktiviteyi yerine getirmek için gerekli malzeme, insan ya da gereçlerin türünü ve miktarlarını tahmin etme sürecidir. (Planlama)
- Aktivite Kaynak Gereksinimleri
Aktivite Sürelerinin Tahmin Edilmesi:
Tahmin edilen kaynaklarla her bir aktivitenin tamamlanması için, Kullanılacak kaynaklara ve yapılacak işin niteliğine göre, gerekli çalışma sürelerini yaklaşık olarak tahmin etme sürecidir. Tahmin etme teknikleri (Parametrik, 3 Nokta, Örneksel) kullanılarak yapılır (Planlama)
- Aktivite Süre Tahminleri
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi:
Projenin başlaması gereken tarihle, bitmesi gereken tarih arasında aktivite süreleri değerlendirilerek projenin zaman çizelgesi geliştirilir.
Proje zaman çizelgesini oluşturmak üzere aktivite sıralamalarını, sürelerini, kaynak gereksinimlerini ve zaman kısıtlarını analiz etme sürecidir. (Planlama)
- Kritik yol metodu, (Proje aktivitelerini, doğru bir dizilime sahip olarak, projenin hedeflenen sürede bitmesi için gerçekleştirilen bir yöntemdir. Geçilmesi gereken yollardan en uzunu, projenin süresini tayin eder. Kritik yol olarak belirlenir. Kritik yolun kısalması, proje süresinin kısalacağı, uzaması, proje süresinin uzaması anlamına gelir.)
- Kaynak dengeleme, (Projede görev alan kaynakların homojen bir şekilde, yük oluşturmadan görev almaları anlamına gelir.
- Zaman sıkıştırma teknikleri, (Proje zaman çizelgesinin nihai hale ulaşabilmesi için, projede bazı çalışmaların yapılması anlamına gelir. Bazı aktivitelere kaynak yükleyerek, aktivitelerin süresini kısarak proje süresini kısaltabiliriz veya bazı aktiviteler eş zamanlı çalıştırarak ta, proje süresini kısaltıp, zaman çizelgesini geliştirmiş oluruz.)
• Baseline (Bir ölçümler dizininin referans alınarak kullanılan, başlangıçtaki düzeyi ya da en düşük düzeyi)
Zaman Çizelgesinin Kontrolü:
Projedeki ilerlemeyi güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir. (İzleme ve Kontrol)
- Varyans Analizi,
- Önden Gitme,
- Beklenenlerin yönetilmesi teknikleri,
4. PROJE MALİYET YÖNETİMİ:
Projenin onaylanan bütçe çerçevesinde tamamlanabilmesi için maliyetlerin tanımlanması, bütçelenmesi ve maliyetlerin kontrolüne yönelik süreçleri tanımlamaktır.
Maliyet yönetiminin planlanması:
Projede hangi para biriminin kullanılacağından, hangi maliyet tekniklerinin kullanılacağına, Çalışmaların kimlerin onayı ile gerçekleştirileceği gibi stratejik kararlar verilir. (Planlama)
Maliyetlerin tahmin edilmesi:
Projede gerçekleştirilecek her bir aktivite incelenerek, o aktivite için kullanılacak kaynaklar ve o aktivitenin süresi değerlendirilerek o aktivitelerin maliyetlerin tahmin edilmesi anlamına gelir. (O aktivitede kullanılan kaynağın birim maliyeti veya miktarına göre, O aktivitenin süresiyle çarpımı süresince bulunacak bir parasal değer, o aktivitenin maliyeti olarak hesap edilmelidir.
Bütçelerin belirlenmesi:
Maliyetlerin tahmin edilmesi çalışması sonucunda, her bir aktivitede oluşan maliyetlerin dönemsel olarak toplanarak maliyet temel çizgisinin oluşturulma sürecidir. (Planlama)
Maliyetlerin Kontrolü:
Proje bütçesini güncellemek üzere projenin durumunun izlenmesi ve maliyet temel çizgisindeki değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
Buradaki amaç, Projenin ilgili zamanda, planlama çalışmalarına göre, ne kadar para harcamamız gerekiyordu, ilgili zamandan şu ana kadar gerçekleşen, harcanan para nedir, bunların kıyaslanması anlamına gelir. (İzleme ve Kontrol)
İzleme ve kontrol aşamasından bilinesi gereken en önemli konu; Projelerin özellikle performansının değerlendirilmesi için kullanılacak kazanılmış değer analiz yöntemidir. Belirli formüller kullanılarak projenin planlanan değeri, kazanılmış değeriyle ve gerçekleşen maliyetiyle kıyaslanabilir. Projenin maliyet performans endeksi, zaman performans endeksi ve tamamlanması için gerekli performans endeksleri hesaplanabilir. Bu tür formüller, projenin performansı ile ilgili bilgi vereceği gibi, projede alınacak önlemlerle de ilgili bilgi verecektir.
5. PROJE KALİTE YÖNETİMİ SÜREÇLERİ:
Proje kalite yönetimi:
Projelerin başarılı olması, yine projelerde tanımlanan Kalite hedefleriyle ilişkilidir. Kalite hedeflerinin gerçekleştirmesi için de uygulanması gereken bilgi alanı, kalite yönetimi bilgi alanıdır.
Kalite yönetim planının hazırlanması süreci:
Projenin kalite hedeflerinin ne olduğu, bu kalite deftere nasıl ulaşacağı ile ilgili çalışmaların nasıl yapılacağı ve bu kaliteli hedeflerinin ulaşılıp ulaşmadığını anlaşılması için nasıl test edileceği ile ilgilidir.
Kalite güvencesinin sağlanması:
Kalite yönetim planının hazırlanması ardından, yürütme aşamasına geçildiğinde kalite güvencesinin sağlanması yine kalite yönetimi bilgi alanının yürütme süreç grubundaki sürecidir. Projede tanımlanan kalite hedeflerine, projede gerçekleştirilen çalışmalarla uyumun sağlanıp sağlanmadığını izlenmesi anlamına gelir.
Kalite kontrolünün gerçekleştirilmesi:
Projenin kalite kontrolü ile ilgili belirlenen hedefleri çerçevesinde, yapılacak çalışmalarla ilgili kontrol çalışmalarını ifade eder. Bir nevi test çalışmalarıdır denebilir. Eğer kalite kontrol çalışmaları bir projede gerçekleştirildiyse, yani projede ortaya çıkan ürün ve hizmetler test edildiyse, bu test edilen ürün ve hizmetlerin Onaylanmış teslimatları olduğunu ifade edebiliriz.
Kalitenin temel araçları;
• İş akışlarının oluşturulması
• Balık kılçığı (Ishikawa) Neden sonuç diyagramlarını oluşturulması
• Kontrol grafiği gibi teknikler kullanılarak projenin kalite kontrolünün test edilmesi veya sağlanması bu sürecimizi içerisinde söz konusu olabilmektedir.
6. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ:
İnsan Kaynakları Yönetiminin Planlanması:
Projenin başarılı olması için, projelerde yapılacak olan işlerle ilgili gerekli kaynakların planlanması. Bu kaynakların profil olarak, Rol olarak ve görev tanımı olarak planlanması ve yine projenin organizasyonunu tanımlanarak proje süresince hangi kaynağın hangi işte ne şekilde çalışacağını tanımlanması insan kaynakları yönetimi bilgi alanının konusudur.
İnsan kaynakları yönetiminin planlanması:
Projenin ihtiyaç duyduğu insan kaynağı profilinin ne olduğu ve bu insan kaynağı potansiyelinin nasıl yönetileceği hatta bu insan kaynağının nasıl motive edileceği ve proje sonunda bu insan kaynağının nasıl serbest bırakılacağı ile ilgili detaylar planlanmalıdır.
Projede en önemli unsurlardan biri olan insan kaynağı, projenin başarılı olması için, doğru insanların, doğru bir şekilde kanalize edildiği, bir proje yönetim sürecinin gerçekleştirilmesine bağlıdır. Proje yönetiminin açısından, insan kaynakları yönetim planı önemli bir yer edinmektedir.
Proje ekibinin oluşturulması:
Planlama aşamasında belirlediğimiz şekliyle, belirlediğimiz kişi kadar belirlediğimiz profillere sahip olan insan kaynağı, proje ekibi şeklinde yürütme aşamasında projede ilgili çalışmalarda görevlendirilir. Bu aşamada planlanmış çalışmalar doğrultusunda belirlenen kaynak, o çalışmaları yürütecek şekilde, proje zaman planı detayında tanımlanmış olur.
Projede çalışacak insan kaynağının, proje personel atamaları ile beraber, yani ilgili kaynağın ilgili görevlerde görevlendirilmesiyle beraber, kaynak takvimleri hazırlanmış olur.
Kaynak takvimi ilgili personelin, yılın hangi günlerinde hangi çalışmaları gerçekleştireceğini hangi günlerinde izin ve eğitim benzeri işlere zaman ayıracağını ve hangi günlerde de farklı çalışmalar ve projeler için uygun olacağını ifade etmektedir.
Proje yöneticisi, kaynak takvimleri üzerinden, projedeki yapılacak çalışmaların, etkin bir kaynak yönetilmesiyle yürütülmesini sağlar.
Proje Ekibinin Geliştirilmesi:
Yürütme aşamasında proje yöneticisi, projenin başarılı olması için, projedeki performansın artırılması için, proje ekibinin geliştirilmesi ile ilgilenmelidir. Proje ekibinin geliştirilmesi, proje ekibinde yapılacak izlemeler sonucunda, ekibin performans değerlendirmelerini oluşturacak şekilde, ekiple ilgili aksiyonların alınması anlamına gelir.
Proje ekibinin yönetilmesi:
Proje performansını optimize etmek amacıyla, ekip üyelerinin performanslarının izlenip geri bildirim sağlanması anlamına gelir. Kaynakların yapmaları gereken işi, zamanında gerektiği gibi yapıp yapmadığını takip edilip, eğer varsa bir sorun bunun çözülmesi. Veya sorun olacak bir durum varsa da, Proaktif olarak bunların önlenmesi amaçlanmaktadır.
Eğer yürütme aşamasında proje ekibinin yönetilmesi ile alakalı, herhangi bir olumsuz durum, yani kişiler kendilerine atanan görevleri yerine getirme konusunda farklı, yanlış bir durum varsa da değişik talepleriyle yapılan çalışmalarda bu revizeler söz konusu olabilir.
7. PROJE İLETİŞİM YÖNETİMİ:
İletişim projedeki bilgi birikiminin ve bilgi akışının yönetimi ile ilgilidir.
Projelerin başarılı olması için, iletişim yönetimi en önemli konulardan biridir.
İletişim yönetim bilgi alanı ise, projelerde bir bilginin kimden, ne zaman ne sıklıkta ve nasıl alınacağını ve o bilginin kime ne sıklıkta ve ne zaman nasıl verileceğini tanımlayan bir süreçtir.
İletişim yönetimi bilgi alanında, projenin başarılı olması için; yapılacak iletişim faaliyetlerinin planlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve bu faaliyetlerin izlenmesi amaçlanmaktadır.
Projede gönderici mesajı veren iletişimin kaynağı olan kişilerle, mesajı alan alıcı mesajı değerlendirecek kişiler arasında yapılacak iletişim süreçleri, sağlıklı bir şekilde değerlendirmelidir.
(Kendi bilgi birikiminiz ve anlatmak istediklerinizle, kendi üslubunuzla, kendi kelimelerinizle anlatmak istenilecektir. Karşı taraftaki alıcı ise, kendi bilgi birikimi kültürü ve kelime hafızasıyla, kendi anlattığınız çalışmaları veya anlattığınız ifadeleri anlamaya çalışacaktır. O yüzden karşı tarafın algılayabileceği şekilde, konuşmamızı, anlatış tarzımızı şifrelememiz gerektiğini unutmamamız gerekir.
- Mesajda şifreleme ve de şifreleme kadar önemli olan şey de geri bildirimdir.
Mesajlar karşı, tarafa ulaştığında eğer karşı tarafa ulaştığından emin olursak, iletişimde birinci en önemli aşamayı geçmiş oluruz.
- Mesajı alan karşı tarafın, bu mesajı anladığını size geri bildirim olarak söylemesi veya sizin istediğiniz şeyi yapacağını söyleyecek şekilde bir geri bildirim mesajı vermesidir
İletişimin sağlıklı olması için, gönderici ve alıcı ilişkisine, gönderici deki şifreleme, alıcıdaki de şifreleme işlemine ve göndericinin mesajına ulaştırıp ulaştıramadığına, ve alıcının da geri bildirim vererek, iletişimin başarılı olup olmadığına dair süreçlerin eksiksiz işletilmesi gerekir.
İletişimin başarılı olması için, ayrıca iletişim şekilleri ve iletişim teknolojileri de önemlidir.
İletişim şekillerine odaklandığımız zaman, durumuna göre bazen interaktif iletişim kurmamız gerektiğinde, bazen yüz yüze iletişimi tercih edebiliriz. Veya telefonlarla, toplantılarla, interaktif iletişim kurabiliriz.
İletişimde itme ve çekme tipleri de vardır. Mesajı göndereceğiniz tarafa, herhangi bir zamanda mesajı tek yönlü olarak iletebilirsiniz. Eposta buna bir örnektir. Buna itme iletişimi deriz. Çekme iletişimi ise, bir web sitesinde yayınladığımız duyuruya, kişilerin istediği zaman O siteyi ziyaret ederek ulaşmasını sağlanmasına örneğidir. İletişim gereklerine göre projelerde, iletişim teknolojilerine göre bu türlerden birisi seçilebilir.
Aktif dinlemede iletişimin en önemli konularındandır. Proje yöneticileri paydaşları dinlerken ya da proje ekip üyelerini dinlerken projede yapılması gereken işlerin daha sağlıklı ve başarılı olması için karşı tarafı aktif dinleme metotları ile dinlemeli, karşı tarafa onları dinlediğini hissettirebilmelidir. Bunu yapmak için ya kısa kelimeler kullanarak Evet, Anladım diyerek ya da vücut dilini kullanarak, başınıza sallayarak ya da göz teması kurarak aktif dinleme gerçekleştirilebilir.
Önemli olan, karşı tarafa onu dinlediğinizi hissettirerek onun daha doğru ve eksiksiz şeyler anlatmasını sağlamak ve iletişim kanallarını canlı tutmaktır.
İletişim Yönetiminin Planlanması:
Projenin ve projedeki paydaşların iletişim ihtiyaçlarına göre veya gereksinim beklentilerine göre, hangi bilginin nasıl elde edileceği, Kim tarafından bu bilginin alınacağı, nasıl saklanacağı ne zaman saklanacağı ve o bilginin hangi sıklıkta ne zaman kim tarafından kimlere paylaşılacağı ilgili planlamaların yapılması gerekmektedir.
Önemli olan; Haftalık durum raporları gibi haftalık durum değerlendirme toplantıları gibi çalışmaların planlanmasıdır. Durum raporu için kimler proje yöneticisine ne sıklıkta nasıl bilgiler verecek ve proje yöneticisi kimlere ne sıklıkta proje ile ilgili durum bilgisi verecek bunların planlanması gerekmektedir.
İletişimin yönetilmesi:
Planladığımız iletişim yönetim planına göre, proje çalışmalarında bilgilerin edinilmesi ve bu edinilen bilgilerin bilgiye ihtiyacı olan kişilere iletilmesidir.
İletişimin Kontrolü:
Proje yöneticisi ve proje ekibi, planladığı şekilde iletişimi yönetip yönetemediğini, iletişimin yönetildiği şekliyle başarılı olup olmadığını ve iletişim kanalları ile iletişim metotları ve teknolojilerin etkili olup olmadığını izler ve kontrol eder. Eğer, iletişimde farklı bir sıkıntı olmuşsa mesajlar iletilmiyorsa veya mesajlar istenildiği sıklıkta ve istenildiği şekilde anlaşılamıyorsa, bunlarla ilgili gerekli değişikliklerde iletişim yönetimi çerçevesinde, değişiklik yönetimi süreçleriyle uygulanabilir.
8. PROJE RİSK YÖNETİMİ:
Belirsizliklerin tetiklediği bazı tehditler ve fırsatlar da söz konusudur.
Projelerin karşılaşması muhtemel, olumlu veya olumsuz ihtimal dahilindeki konulara risk denir. Projelerdeki risk yönetimi bilgi alanı, projelerde karşılaşabilecek sorunlara karşı önlem almamızı sağlar.
Risk Yönetiminin planlanması:
Risk yönetimi bilgi alanı, projelerdeki risklere yoğunlaşarak risklerin tanımlanması, risklerin analiz edilmesi, analiz edilen risklerle ilgili yanıt planlarının hazırlanması ve bu yanıt planlarının da süreç boyunca proje süresince işletilmesi ile ilgilidir.
Risk yönetimi bilgi alanımızın ilk sürecine baktığımız zaman, diğer bilgi alanlarında olduğu gibi, risk yönetim planının hazırlanması konusunu görürüz. Risk yönetiminin planlanmasının süreci, ilgili proje kapsamında, yaşanacak tüm çalışmaların dikkate alınarak, o proje üzerinde risk yönetiminin nasıl yapılacağına odaklanılır.
Risk yönetimi çerçevesinde, risk eşiğinin, risk toleransının, risklerle ilgili projenin yürütüldüğü organizasyonun varsa yönergelerinin nasıl dikkate alınacağı izah edilir.
Risklerin tanımlanması:
Planlama aşamasında proje yönetim ekibi ve proje ekip üyeleri, projenin tamamındaki çalışmaları değerlendirerek, projenin olası zaman problemleri olası kapsam problemleri, olası maliyet problemleri üzerine yoğunlaşarak, eğer risk olması düşünülen konular varsa bunların listesini hazırlar.
Bu riskler nedir, tetikleyicileri nelerdir, Sorumlusu kim olacak, Nicelikselse etkisi ne olacaktır, gerçekleşme olasılığı tahmin edilebilir bir yüzdesel oran var mıdır veya niteliksel bir riskse, olasılık ve etkisini nasıl derecelendirerek değerlendirebiliriz. Bunları risk tanımlama aşamasında bir incelemesi yapılmalıdır.
Niteliksel Risk Analizinin Yapılması:
Sayısal verilerle analiz edilemeyen, genellikle itibar kaybı veya O marka değerinin düşürülmesi amacıyla olabilecek konular gibi sayısal olmayan değerlerle düşünebilen risklerle ilgili yapılan analizlerdir.
Olasılık ve etki analizleri, matrisler üzerinden puanlama usulü ile yapılır. Olası bir risk konusu proje ekibi üyeleri tarafından tartışılarak, o riskin gerçekleşme olasılığı ve gerçekleştiğindeki etkisi, belirlenen puanlar içerisinde değerlendirilerek analiz edilir.
Niceliksel Risk Analizinin Yapılması:
Riskimiz sayısal verilerle analiz edilebiliyorsa, yani olasılığını yüzdesel olarak tahmin edebiliyorsak veya etkisini, özellikle parasal değer olarak ifade edebiliyorsak, olasılık çarpı etki dediğimiz, sonuç olarak beklenen parasal değeri hesaplayabildiğimiz risk analizidir.
Niceliksel risk analizinde bulunan parasal değerler, projenin bütçe planlanması aşamasında, beklenmedik durum yedekleri anlamında rezervler olarak bütçeye dahil edilmelidir.
Risk yanıtlarının planlanması:
Eğer, niteliksel risk analizini ve nicelik risk analizinde bu detaylı analizleri yapmışsak, ilgili detaylı analizlerin sonuçlarına göre, o risklerle ilgili yanıt planları hazırlayabiliriz.
Risk yanıt planlarında bazı olası durumlar vardır. Tehditler için olumsuz riskler için dört durum söz konusudur.
1. Risklerden kaçınmak mümkün olabilir. (Riski tetikleyecek unsurlar olan, riski ortaya koyan unsurlar olan, çalışmalardan vazgeçerek riskten kaçınabiliriz.
2. Riskleri devretmektir. (Riskin oluşmasını engelleyemeyiz fakat risk oluştuğunda oluşacak zararı, Sigorta yaptırarak devredebiliriz.)
Önemli nokta; (Belirli bir maliyet yükünün altına girmesidir, fakat risk meydana geldiği durumda, ortaya çıkacak maliyetten kaçınmak söz konuşur.)
3. Riskleri önlem olarak azaltma seçeneğidir. (Riski ortaya koyan tetikleyicilerin analiz edilerek, o tetikleyicilerin etkisini azaltacak şekilde, önlemler almak söz konusu olabilir.)
4. Riski kabul etmektir. (Riskin etkisi, belirlediğimiz eşik değerlerin altında kalıyorsa ve o riskten kaçınmak bizim için elde edeceğimiz faydadan daha az değerliyse o riski kabul ederek de sürece devam edebiliriz.)
Risklerin analiz edilmesinden sonra, riski yanıtlarının planlanması sürecinde, riskler eğer kaçınmak mümkünse kaçınılabilir, devretmek mümkünse devredilebilir, etkileri azaltılabilerek riskleri azaltılabilir veya riskler kabul edilerek te sürece devam edilebilir.
Risklerin İzlenmesi ve kontrol edilmesi:
İzleme kontrol aşaması yani projenin, tamamında risklerle ilgili çalışmaların gözden geçirilmesi, risklerle ilgili yapılan yanıt planlarının gerektiğinde devreye alınması ve proje süresince yeni risklerin tanımlanarak planlanması gerekmektedir.
9. PROJE TEDARİK YÖNETİMİ:
Tedarik yönetimi bilgi alanı, projelerde tedarik ihtiyacının ortaya çıktığı andan itibaren tedarik ile ilgili sözleşmenin imzalanması ve tedarik ile ilgili gerekli kapanış devir aşamalarının yapılmasına kadar ilgili olan süreçleri tanımlamaktadır.
Tedarik yönetiminde bilinmesi gereken en önemli kavramlardan biri ve Sözleşme ve Şartname kavramlarıdır. Satın alma sürecinde karşı taraf yani tedarikçiden veya yükleniciden beklentilerimizi içeren, detaylı olarak yapılacak işin tarif edildiği dokümanlar, şartnamelerdir.
Sözleşmeler ise, şartnamelerin aynen kabul edildiği hastanedeki içeriğin ek olarak ilgide tutulduğu, tarafların yükümlülüklerini ve onların haklarını koruyan, tanımlayan yasal belgelerdir. Sözleşme yönetimi, tedarik yönetiminin özüdür.
Tedarik yönetim süreçlerinde proje yöneticisi olarak, tedarik sağlayan alıcı veya tedariği sağlayacak olan, yani satıcı rolünde olabileceğinizi bilmeniz gerekir. Masanın iki tarafında da olabileceğinizi unutmamamız gerekir.
Tedarik Yönetiminin Planlanması:
Tedarik yönetiminin planlanması ihtiyaç duyulan tedarik edilecek ürün ve hizmetlerin tanımlanması ile başlar. Tedarikçi çalışma bildirimi dediğiniz dokümanda, projede tedarik edilmek istenen şeylerle çok fazla detaya girilmese de bir açıklama yapılması beklenir.
Tedarikte, tedarik çalışma bildiriminin referans alındığı, Yap ya da Satın al karar analizi dediğimiz bir planlama çalışması vardır. Eğer bu tedavi söz konusu olacak şey, kesinlikte organizasyon içerisinde ya da proje ekibi içerisinde yapılmayacaksa, satın alma kararı bu aşamada verilmelidir.
Eğer satın alma kararı verilmişse de projenin sözleşme türü dahil, tedarik belgeleri dediğimiz planlama süreci çalışmaları uygulanmalıdır. Satın alma çalışmalarının planlama aşamasında ilk yapılacak şey, satın alınacak ürünle ilgili bilgi talep etmektedir.
Projeniz kapsamında almak istediğiniz şeyi, ne tarif edemediğimiz Ya da nasıl satın alacağınızı bilemediğiniz durumlarda bunlarla ilgili bilgi talep dokümanın hazırlanarak tedarikçi adaylarına yani potansiyel tedarikçilere bunları paylaşmamız gerekmektedir.
Potansiyel tedarikçiler, bilgi talep dokümana karşılık olarak, sizin istediğiniz bilgileri, yani satın almak istediğiniz ürün ve hizmetle ilgili bilgileri dönecektir. Bu aldığımız bilgiler çerçevesinde bu bilgilerin detaylandırılması ile bizler aslında satın alma sürecinde maliyet anlamında ilerleyeceğiniz bir aşamaya geçmiş oluruz.
Bu aşamada da bilgi talebinin yanı sıra, 2 kısımda fiyat talebi dokümanı hazırlanması gerekir. Piyasadan topladığımız bilgilerle oluşturduğumuz, o ürünün niteliğini ve kapsamını çerçevesini oluşturan, bütün tanımlamaları toplayarak, potansiyel tedarikçilerden, bir yaklaşık maliyet isteriz.
Potansiyel tedarikçilerden gelen bilgi talepleri ve fiyat bilgileri doğrultusundaysa nihai olarak neyi alacağımıza karar vermemiz gerekir. İlgili bütçe kısıtımız ve ihtiyaçlarımız doğrultusunda, nihai olarak almak istediğimiz ürün ve hizmetlerle ilgili özellikler ve kapsamı ifade ettiğimiz dokümanın adı ŞARTNAME (RFP)‘dir.
Şartname bizim için teklif talebi anlamına gelmektedir. Nihai olarak alacağınız şeyleri tarif ettiğimiz bu doküman, potansiyel tedarikçilerle onların son final tekliflerini vermesini istediğimiz anlamına gelmektedir.
Gelecek nihai teklifleri aldığımız durumdaysa, gerekli ihale usullerine göre açık ihale gibi veya kapalı zarf usulü gibi onları ihaleye davet ederek satın alma işlemi bitirmemiz gerekmektedir.
Sözleşme türleri 3 Ana tipte toplanır.
1. Sabit fiyatlı sözleşmeler sözleşmeler:
(Satın alacak ürün ve hizmet ile ilgili tüm giderler, bir paket halinde, anahtar teslim olarak fiyatlandırılır. Önemli olan: tek bir fiyat konuşulacağı için risk satıcı tarafındadır. Alıcı tarafında sabit fiyatlı sözleşmelerde risk minimumdur.
2. Maliyet geri ödemeli sözleşmeler:
Satın alınacak ürün ve hizmetle ilgili şeyler, satıcı tarafından maliyetine göre faturalandırıldıktan sonra, her bir gelen fatura karşılığı dışında, bir kar veya teşvik ödemesinin de yapılmasını gerektirir.
3. Sürü malzeme sözleşmeler:
Yapılan işin kısımları bittiğinde, her biten kısım için bir ödeme yapılması veya aylara ya da haftalara bölünmüş bir işin, biten süreler kapsamında hakediş usulü ile ödeme yapılmasıdır.
Önemli olan;
Riskin sabit fiyatlı sözleşmelerde satıcı tarafında olduğunu bilmemiz, alıcı tarafında olduğumuz her durumda, sabit fiyatlı sözleşme seçeneğini seçmeniz gerektiği ve yine eğer işimizde bir teşvik mekanizması kullanmak istiyorsak, yani işin daha kaliteli daha hızlı bitmesi istediğimiz durumlarda da bu iş sözleşme türüne de eklemeler ve kurallar yapabileceğimizi bilmemizdir.
Tedariklerin yürütülmesi:
Dokümanların hazırlanarak, potansiyel tedarikçilerle alınacak ürün ve hizmetin değerlendirilmesi sonucunda nihai şartnamenin ortaya konmasıyla satın alma aşamasına geçilmesi beklenir.
Satın alma aşamasında, satın alma yapılacak ürün ve hizmet üzerinden pazarlıkların yapılması, nihai olarak satıcının seçilip sözleşmenin imzalandığı süreç tedarikçilerin yürütülmesi sürecidir.
Tedariklerin kontrolü:
İzleme kontrol aşamasında, tedarikçinin yaptığı çalışmaların yerinde veya teslimatlar üzerinden ilgili şartname ve sözleşmeler üzerinden takip edilmesi, tetkik edilmesi, test edilmesi ve kontrol edilmesi söz konusudur. Tedariklerin kontrolü, tedarik sürecinin başarılı olması için önemlidir.
Tedariklerin Kapanışı:
Tedarik edilecek tüm ürünlerin teslim alındığında, sözleşmelerin tamamlandığında ve tüm ödemelerin yapıldığından emin olunması gerekmektedir.
10. PROJE PAYDAŞ YÖNETİMİ:
Proje paydaşlarının tanımlanması, onlarla ilişkilerin nasıl yönetileceğini planlanması ve onların proje katılımının yönetilmesi ile izlenmesi ve kontrolü süreçlerini içerir.
Paydaş:
Proje tanımından veya sürecinden, olumlu olumsuz etkilenecek, projeyi veya sonuçlarını olumlu, olumsuz etkileyecek herkestir.
Projenin başlangıç aşamasından başlayacak şekilde, paydaşların tanımlanmasının projenin başarılı olması için de o paydaşların etkin katılımının yönetilmesi önemlidir.
Paydaşların belirlenmesi:
Paydaşların kim olduklarını, Görevlerinin ne olduğu, organizasyonların ne olduğu, gereksinim ve beklentilerinin ne olduğu ve iletişim bilgilerinin ne olduğu ile ilgili dokümantasyonu yapmamız gerekir.
Bu dokümantasyon üzerinde, özellikle paydaşlarla görüşerek veya bu paylaşımları göz önüne alarak çeşitli çalışmalar yapılır.
Paydaş Yönetiminin Planlanması:
Özellikle projeleri olumsuz etkileyebilecek dirençli diyebileceğimiz veya habersiz diyebileceğimiz paydaşlara yoğunlaşarak onların projeye olumsuz etkilemesini engelleyecek şekilde paydaşların katılımını nasıl yöneteceğinizi planlamamız gerekmektedir.
Projedeki paydaşların beklentileri nedir, İhtiyaçları nedir, Projede onların görmek istediği şey nedir, bunların net olarak tarif edilmesi gerekmektedir.
Bu gereksinimler doğrultuşunsa, paydaşların güç ve ilgileri analiz edilerek, paydaşların dirençli mi, lider mi destekleyici mi, tarafsız mı, habersiz mi, olduğu analiz edilerek, olmasını istediğimiz kategoriye gelmesi için, sergilememiz gereken eforu bu aşamada planlamamız gerekir.
Paydaş katılımının yönetilmesi:
Yürütme aşamasında hazırladığımız planlar çerçevesinde, o paydaşlarla, hangi sıklıkta görüşmemiz gerekiyorsa, bu görüşmeleri gerçekleştirerek, o paydaşların ilgili sorunlarını kayıt altına alarak, sorun kayıt dokümanları kullanarak, o sorunları çözerek, O paylaştırın rutin izleme faaliyetlerini yürüterek de onları bilgilendirerek, paylaş katılımını yönetmemiz gerekmektedir.
Paydaş katılımının kontrolü:
Paydaşların süreç içerisine dahil olup olmadığı, etkili olarak söz alıp almadığı, etkili olarak talep ve ihtiyaçlarını iletip iletmediği veya onların ilettiği talep ve ihtiyaçlarını dikkate alınarak gerçekleştirilip gerçekleştirildiğini izlenip kontrol edilmesi anlamına gelir. Bu izlem kontrol faaliyeti sonucunda, bazı planlar revize edilebilir bazı çalışmalarda güncellenebilir.
Kaynaklar:
* BTK Akademi Notlar
Resimler:
* https://static.wixstatic.com/media/740ba1_905af282753144dca3122eb2227fe55e~mv2.gif
* https://liderlerveprojeler.com.tr/wp-content/uploads/2023/06/onecikan.jpg
* https://www.ykcgrup.com.tr/wp-content/uploads/2022/02/proje-yonetimi-egitimi.png
* https://media.licdn.com/dms/image/D4E12AQF_28Uqt-v96g/article-cover_image-shrink_423_752/0/1675702264881?e=1693440000&v=beta&t=LIwBbbkJJtAaSNul2cdVHHU3DurHz9ZGptie6G5uPGw
* https://www.tesisat.org/wp-content/uploads/2016/03/proje-yonetimi.jpg
* https://miro.medium.com/v2/resize:fit:720/format:webp/1*ibsMqH2hVZrGoVQfw8Hdkw.png
* https://tusside.tubitak.gov.tr/sites/images/Tusside/ppy2.png
* https://www.savassakar.com/wp-content/uploads/2019/03/liderlik-5-624x423.jpg
* https://www.savassakar.com/wp-content/uploads/2018/09/olcut-4-624x334.jpg
* https://www.abprojeyonetimi.com/wp-content/uploads/2015/01/integration.jpg
* https://www.innova.com.tr/download/resources/proje-yonetim_2433617636_-1x-1_false_false.jpg