Her hafta sonu, yönetim kademesine gönderilmek hazırlanan faaliyet raporunun, Analiz işlem süreçleri için harcanan süreyi (30-40 dakika) minimize etme ve ekipteki her bireyin aynı standartta rapor hazırlayabilmesini sağlamak için yapılan çalışmadır.
Faaliyet kayıtlarının girildiği program üzerinden haftalık mail olarak gelen veya raporlama ile Excel olarak alınan dosyanın, Analiz ve grafiksel sunum özeti raporunun çalışabilmesi için, datanın alınacak ve Export edilebilecek klasörün PC deki dizin yolu, öncelikle tanımlanmalıdır.
Analiz dosyamızın (Pilot.xlsm) veriyi alma ve kaydetme adreslerinin tüm PC’lerde standart olması ve dosya yolunu tanıyabilmesi için, aynı isimlerde klasör oluşturuldu.
Haftalık gelen/çekilen verinin (mail
ekinin), isim değişikliği yapılarak “a.xls” “H_Rapor” klasörüne kaydedilmesi sağlanır.
2) “C:\H_Cikti” dizini altındaki haftanın raporu içerisindeki veriyi, “HRapor” sayfasına aktarır. “ST”, “Sorun”, “Talep” sayfalarına, ayrı ayrı işlemler için kopyalanır. 
* “Haftalar-Talep-sorun”
sayfasında, İlk beş haftanın “2-5” hafta sırası (A3:Q6) seçilip, Sağ klik
kopyala, (A2) hücresine tıkla, sağ klik “Değerler” olarak yapıştırılır. Böylelikle
Son dört hafta, ilk dört hafta olması sağlanır. Yeni
haftanın günü girilir. (Üst Yeşil hücrelerdeki “C1, H1, M1, R1” değerler) ile beşinci hafta tamamlanır. İşlem
gerçekleşme görselleri aşağıdaki gibidir.
* İşlem tamamlandığında, makro dosyası otomatik kapatılıp, oluşan “Pdf” dosyası açılır.
Makrolarla analiz işlemlerinin gerçekleşme hızı ve süre ölçümü video kaydı aşağıdaki gibidir.
“C:\” dizini altındaki “Pilot.xlsm”
Makro dosyasını çalıştırınız.
Makro dosyasını çalıştırma:
“C:\Pilot” dizini altındaki “Pilot.xlsm” dosyasını açıp, “İçeriği Etkinleştir” butonuna basınız.
Açılan sayfanın “Makrolar” sayfasında, İşlem adımları;
Sayfa görünümü aşağıdaki gibidir. “6” adımdan oluşmaktadır. Butonlara, işlemler tamamlandıkça, sırasıyla basmalısınız. Data aktarımı bu sıra doğrultusunda gerçekleştirilmektedir. İlerleme süreci, gösterge görünümü “✓” ile yansıtılmaktadır. Sistem üzerinde yapılan çalışmalarla tüm süreç otomatiğe bağlanarak, Raporun Oluşma süresi “1,5” dakikaya düşürülmüştür. (00:01:28)
Dosyanın “Makrolar” sekmesindeki işlem adımları ve süreçleri aşağıdaki gibidir.
0) Sayfa açılırken, bir önceki kayıttan kalan “✓” simge ve metin vurgu rengi hücrelerini temizler.
1) “HRapor”, “ST”, “Sorun”, “Talep” sayfalarının içerisindeki
verileri silip, hücre biçimlendirmeleri temizler.
Veri içeri aktarılırken, açılan bildirim penceresinde “Bu bilgileri daha sonra başka bir programa yapıştırmak ister misiniz?” “Hayır” butonuna basınız.
3) Sayfalardaki verinin satır ve sütun genişliğini ayarlar, İlgili sütun verilerini ortalar, Kenarlıklar ekler, Veri içeriğinde yer alan resim ikonunu kaldırır. Ve bir dizi işlemler gerçekleştirilir.
* “HRapor” sayfasında veriyi “ST”, sayfasına kopyalar.
Sonrasında, (“K” Oluşturma Zamanı) ve (“L” Tamamlanma tarihi) sütunlarının yanına “3” sütun açar.
* “M” (Fark) Oluşan hücre başlığı altında,
“=EĞER(S2="Sorun";L2-K2;EĞER(S2="Talep";L2-K2;" "))”
(Tamamlanma-Oluşma) günlerinin farkı, İstek türünde “Talep yada Sorun” yazmasına göre filtreleyip,
Toplam SLA ölçüm işlemleri, sonucun küsuratlı olmaması için, hücre değeri ortalanır.
* Gün farkının oranı “1” gün ve yukarısı ise (1 veya fark kadar gün sayısı) “Süre dışı”, O bir gün farkının yarısı altında bir değer “0,5” veya fark yok aynı gün içinde ise “Süre içi” “0” değerini verir.
* “N” (SLA Süre içi) “N1” hücresinde, hesap sonucu yer alır.
“=EĞERSAY(M2:M500;"<0,5")” Maksimum 500 satırlık rapor düşünülerek ölçü verildi.
(Bu aralıktaki “0” değerlerini sayar)
* “O” (SLA Süre dışı) “O1” hücresinde, hesap sonucu yer alır.
“=EĞERSAY(M2:M500;">0,5")” Maksimum 500 satırlık rapor düşünülerek ölçü verildi.
(Bu aralıktaki “1” değerlerini sayar)
* “ST” sayfasındaki veriyi “Sorun” ve “Talep” sayfalarına kopyalar.
* “M” (Fark) Oluşan hücre başlığı altında,
“=EĞER(S2="Sorun";L2-K2;" ")” (Tamamlanma-Oluşma) günlerinin farkı, İstek türünde “Sorun” yazmasına göre filtreleyip, “Sorun SLA ölçüm” işlemleri gerçekleştirilir.
* “M” (Fark) Oluşan hücre başlığı altında,
“=EĞER(S2="Talep";L2-K2;" ")” (Tamamlanma-Oluşma) günlerinin farkı, İstek türünde “Talep” yazmasına göre filtreleyip, Talep SLA ölçüm işlemleri gerçekleştirilir.
* “HRapor” sayfasında “O” (Geçen zaman) sütunu kopyalanıp, “Ortalama Çözüm süresi” hesaplamak için,
“Bu Hafta” sayfasına kopyalanır.
* Geçen zaman bilgisindeki zaman; Saat, dakika, saniyeye ayrılır.
Saat "=SOLDAN(A2;2)"
Dakika "=PARÇAAL(A2;4;2)"
Saniye "=SAĞDAN(A2;2)"
Saat ve Dakika saniyeye çevrilir.
Saat*60*60=saniye "=EĞERHATA((B2*60)*60;" ")"
Dakika*60=saniye "=EĞERHATA((C2*60);" ")"
Üç zaman dilimi saniye cinsinden toplanır.
"=EĞERHATA(TOPLA(D2+E2+F2);" ")"
“=ORTALAMA(G2:G500)/60”
Tüm değerlerin toplamı, ortalaması alınıp "/60" ile dakika cinsinden Ortalama çözüm süresi hesaplanır.
* “Pivot” içerik değerlerini, seçilen tabloya göre “Alt Kategori” değerlerini günceller. Sayfada kaynak veri yenilendiğinde (yeni aktarılan veriye göre filtreleme işlemi yapması için) “Çözümle” sekmesinden “Yenile” butonuna basılması gerekir. İşlemler bu adımda gerçekleşir.
4) Haftanın gün ve değerlerinin taşındığı alandır. Yeni haftanın oluşturulup, bu haftanın değerleri girilir.
* “Haftalar-Talep-sorun”
sayfasında, İlk beş haftanın “2-5” hafta sırası (A3:Q6) seçilip, Sağ klik
kopyala, (A2) hücresine tıkla, sağ klik “Değerler” olarak yapıştırılır. Böylelikle
Son dört hafta, ilk dört hafta olması sağlanır. Yeni
haftanın günü girilir. (Üst Yeşil hücrelerdeki “C1, H1, M1, R1” değerler) ile beşinci hafta tamamlanır. İşlem
gerçekleşme görselleri aşağıdaki gibidir.
* Haftanın bilgisi ve toplam değerler “Rapor” sayfasına hücre karşılığı olarak aktarılır.
(Son beş haftanın; Çağrı, Sorun, Talep sayıları ile Bu haftanın SLA ölçümleri, tablolara yansır)
5) Güncel değerler ile, Makro “C:\H_Pilot\Pilot.xlsm” adresine kaydedilir.
6) Tabloya aktarılan verilere göre, kaynak gösterilerek, “Pano” sayfasındaki Grafikler güncellenir.
Pdf dosyası olarak “C:\H_Cikti\Pilot.pdf” farklı kaydedilir.
