Deneyim: Excel: Dilimleyici kullanarak, Rapor hazırlama adımları

Excel'de Dilimleyici kullanarak Rapor sunumu, kolay kullanım ve hızlı sonuç alma ile raporlara bir zarafet katmaktadır.

Özelliklerde başlılarda yapılan filtrelemeler ile sonuç görme adımlarında, bir sonraki aramanızda; Acaba veri eksik mi, neden içeriği göremiyorum? Yoksa, bir önceki aramada filtre mi aktif de kaldı? gibi düşünceler yaşanabilmekte. Bu durumda, tek tek filtreleri açarak işaretli kalan bir seçim var mı şeklinde kontroller gerekebilmekte. Veya, bir sonraki aramaya geçerken, tüm filtreyi kaldırıp yeniden filtre ekleme gibi, kontrollü ilerlemenin sıkıntısının yaşanması da mümkün olabilmekte.

İşte bu noktada, dilimleme olarak nitelendirilen butonlar, seçilen başlıklara göre, bir seçim butonu olarak karşımıza çıkmaktadır. Butonlara tıklanması ile filtreleme gerçekleşmekte. Bir sonraki butona basılması ile, bir önceki butondaki filtre özelliğini kalkmaktadır. İlk başlıkta birden fazla seçim yapmak gerekiyorsa, birinci butona basılması sonra, "Ctrl" tuşuna basılıyken ikinci butona basılması ile, filtre seçimleri çoğaltılabilir.

Seçilen bir başlığa ait butona basılmasıyla oluşan filtreleme, diğer başlıkta (filtre sonrası, satırda kesişen içeriğe göre) ilgili butonlar, aktif olarak görünür. 2.başlıktaki bir butona basılmasıyla da, filtre içinde filtre işlemini gerçekleşir. Buton çerçevesine tıklanıp "Alt Gr + "C" tuşlarına basılmasıyla, tıklan başlığa ait tüm filtreler temizlenir. Bu işlemi, kaç başlık varsa hepsinde yaparak, verinin filtresiz haline erişebiliriz.

Bu başlıkların sıralanması, satır sayısı arttırılıp azaltılması ve çerçeve çizgilerinden sürüklenmesiyle alanı genişletilebilir, buton boyutları da büyütülerek küçültüle bilinmektedir. Butonlarda renk seçimi yapılabilmektedir.

Örnek: Bir uygulamaya ait veri tablosunda, Rol ve Menü yetki durumlarını dilimleyici kullanarak, adım adım uygulayalım.

İlk adım, Analiz işlemi yapılacak veriyi hazırlıyoruz.

Dilimleyici kullanabilmek için, normal hücre verisi aralığının Tabloya dönüştürülmesi gerekmektedir. Bu işlem için, Excel verisinin herhangi bir hücresindeyken "Ctrl + L" tuşlarına basmanız gerekir. "Tablo Oluştur" penceresi belirerek verinin sınırları otomatik seçimle satıra yansıyacaktır. "Tamam" butonuna basmanız ile, mevcut veriniz tabloya dönüşecektir.

Tabloya dönüştürülme işlemi, menü üzerindeyken de gerçekleşebilmektedir. Excel verisinin herhangi bir hücresindeyken, "Ekle" menüsü ve hemen altında beliren, tablo ikonuna basınız. "Tablo Oluştur" penceresi belirerek verinin sınırları otomatik seçimle, satıra yansıyacak, "Tamam" butonuna basmanız ile, mevcut veriniz tabloya dönüşecektir.

Tablo oluştuğu anda, Tasarım menüsü aktifleşerek, Tabloda "Şerit satır" ile "Filtre düğmeleri" aktif olacaktır.

Tasarım menüsündeki; Şeritli Satırlar" ve "Filtre Düğmesi" tiklerini kaldırdım. Görünüm ve uygulama kontrolü açısından bu alanları pasif edeceğiz. Bundan sonraki adımlarda öncelik, görünümü olumsuz etkileyen şartların ortadan kaldırılması, sonrasında dilimleyicileri aktif edeceğiz.

Başlıkların olduğu ilk satır seçiliyken, "Görünüm" menüsüne tıklayıp, "Bölmeleri dondur" sonra "Üst Satırı Dondur" tıklayın. Böylelikle satırları aşağıya kaydırsak bile, başlık her daim olduğundan, veriyi anlamlandırmak kolay olacaktır.

Tablonun Soluna bir hücre ekle, Sağı ve Solundaki Sütunları seç, genişliği "1" birim olarak ayarlayın.

Tablonun sağında, (1 birimlik sonraki) sütuna tıkla, "Ctrl + Shift + Sağ Ok" bas, Sağ klik, açılan menüden "Gizle" tıkla.

Sağ, kullanılmayacak alan gizlendi.

Tablonun üst taraftan aşağıya doğru, satır numaralarından bir kısım seç (Dilimleyici için çalışma alanı) Sağ klik, "Ekle" tıklayın.

Satır eklendikten sonraki görünüm.

Tablonun herhangi bir hücresine tıkla, üst tarafta beliren "Tablo araçları / Tasarım" menüsüne tıklayıp, "Dilimleyici Ekle" ikonuna tıklayın.

İhtiyaç olan başlıkları tik ile seç ve onayla.

Dilimleyici araçları eklendi. Çerçevelerin köşe, sağ ve altlarında beliren noktacıklardan çekerek, en uygun görünüm için, gerekli dizayn sağlanır.

Dilimleyici aracı seçili iken, Sütun arttırma ile butonların sıra ve sıklığını çoğaltabilir, yükseklik butonlarına tıklanmasıyla buton boyutları büyütülebilir.

Dilimleyici seçili iken, (Her birinin kenarlığına tıklanmasıyla seçilir) Sağ klik, "Dilimleyici Ayarları" seçeneğine tıklayın.

Dashboard görünümü sağlama ve başlık üzerinde yer alan "filtreyi sil" ikonu ile dilimleyicinin yanlışlıkla silinmesini önleme açısından, "Başlığı görüntüle" tiki kaldırıyorum. Sonrasında, "Veri içermeyen öğeleri gizle" seçimini tik ile işaretlenir.

İşlemler tamamlanıp, "Tamam" butonuna basılasıyla aktif edilir.

Menü başlıkları kaldırıldıktan sonraki görünüm.

Dilimleyici seçiliyken, üstte beliren "Dilimleyici Araçları" Seçenekler menüsüne tıklanmasıyla, Dilimleyici Stillerinden renk seçimi tıklama ile gerçekleşir.

Renk seçimi sonrası, görünüm.

Dilimleyici ile tablo arasında kalan boş satırları işaretleyin, sağ klik "Sil" ile kaldırın.

Tablodaki veri içeriğinde, ufak bir güncelleme yaptım. Ardından tablo altında kalan, kullanılmayan alanı da gizleyelim. Tablo sonrası satıra tıklayıp, "Ctrl + Shift + Alt Ok" tıklayarak satırları seçme eyleminden sonra sağ klik "Gizle" tıklayın.

Dilimleyici üzerindeki Hücrelere, Dilimleyici Tanımı girildi. Tablo görünümündeki sadelik ve dilimleyiciler filtresi artık hazır.

Şimdi sırasıyla butonlara basarak, Rol ve Menülerdeki yetkileri gözlemleyelim. Önemli nokta: Her dilimleyici butonu, tıklanması ile kendi içinde filtre oluşur, bir sonraki butona basılmasıyla mevcut filtre kalkıp, bir sonraki filtre aktif olur. Dilimleyici filtresini kaldırmak için; Dilimleyici çerçevesine tıklayıp "Alt Gr + C" butonlarına tıklanması gerekir. Veya her dilimleyici çerçevesine bir kere tıkladıktan sonra sağ klik, açılan listeden "...Filtresini temizle" tıklanır.

Dilimleyiciler hazır. Şimdi menüleri sırasıyla, filtre işlemleri gerçekleşip gerçekleşmediğini görmek için sırasıyla tıklayarak test edelim.

Bu noktada, İlk Dilimleyici butonlarındaki filtreyi kaldırmak gerekecek, İkinci Dilimleyici filtresini bağımsız olarak görebilmek için; Dilimleyici çerçevesine tıklayıp "Alt Gr + C" butonlarına tıklayarak filtre kaldırılır. Sonra, Menüler Dilimleyicisinin butonuna basarak, ikinci menü testine başladım.

Tüm butonların test işlemi bitti. İkinci Dilimleyicinin çerçevesine tıklayıp "AltGr + C" butonlarına tıklanarak filtre kaldırılır.

Önemli Not: İlgili dilimleyici grubundan mousla ilk tıklanan butondan, parmağınızı çekmeden, mouse ikonunu tüm butonlar üzerinde dolaştırmanız sonrası parmağınızı kaldırın. İlgili dilimleme aracındaki filtre bu şekilde de kaldırılabilmektedir. (O zaman aşağıdaki buton ekleme adımlarına gerek kalmayabilir Ve dosyanızı .xlsx formatında kaydedilebilirsiniz.)

Şimdi bu filtre kaldırma işlemini, butonlara yaptıralım. Geliştirici menüsünden işlem yapacağız. Görünmüyorsa, menüden aktif etmeniz gerekir. (Dosya /Şeçenekler /Şeridi Özelleştir)

İki tane buton tanımlayacağız. Rol ve Menü filtresini kaldırmak için. Butona basıldığında "Alt Gr + C" butonuna basılma işlemi gerçekleşecek. Butonları bir çerçeve içine koymak için, "Geliştirici/ Ekle/ Form denetimlerinde, Grup" eklemek için tıklayın.

Grup çerçevesini yerleştirip, ismi yeniden adlandırdım.

Şimdi buton eklemek için, "Geliştirici/ Ekle/ Form denetimlerinde, düğme" eklemek için tıklayın.

Butonları grup içerisinde uygun boyutta yerleştirin.

Butonların ismini düzenletip, biçimlendirin.

Şimdi butonlar için makro oluşturma zamanı. (Başlama ve bitiş için bir hücreye tıklanması ilgili öğe seçiminin serbest kalmasını sağlar)

"A1" hücresine tıkladıktan sonra, ilk filtreye tıklayın. "Rol kodu dilimleyicisinden herhangi biri (Seçili olan bir filtreyi kaldırmak için, önce seçili hale getirdik) A1 hücresine tıklayın, Geliştirici sekmesinde, "Makro kaydet" tıklayın.

Kayıt başladı. Makro adı ister, Başlıkla uyumlu kısa isim girilir "Rol" (Türkçe barındırmayan) "Tamam" butonuna basıldığında arka planda kod oluşturmaya başlar.

Rol kodu dilimleyici kenarına basıp "Alt Gr + C" butonlarına tıklayın. "A1" hücresine tıklayarak, seçimi serbest bırakın. Sonra, "Kaydı Durdur" butonuna tıklayın.

Oluşan makroyu butona atamak için, buton üzerinde sağ klik, Makro ata" tıkla.

Makroyu seçip, "Tamam" butonuna tıkla.

Şimdi aynı işlemi 2. buton için gerçekleştireceğiz.

Rol kodu dilimleyici kenarına basıp "Alt Gr + C" butonlarına tıklayın. "A1" hücresine tıklayarak, seçimi serbest bırakın. Sonra, "Kaydı Durdur" butonuna tıklayın.

Oluşan makroyu butona atamak için, buton üzerinde sağ klik, Makro ata" tıkla.

Şuan itibariyle, Filtre kaldırma butonları da hazır.

Görünümü biraz daha ayar verelim. Üst kısımdan, "Şeridi otomatik Gizle" seçilir.

Şimdi hazır gibi...

Buton ve filtre kaldırma testleri 1: "Rol Kodu dilimleyici" butonlarından herhangi birine tıklandı, Filtre aktif. Sonra "Rol kodu filtresini kaldır" butonuna basıldı, Filtre Pasif. Başarılı.

Buton ve filtre kaldırma testleri 2: "Menüler dilimleyici" butonlarından herhangi birine tıklandı, Filtre aktif. Sonra "Menüler filtresini kaldır" butonuna basıldı, Filtre Pasif. Başarılı.

Şimdi ikili Test: Rol kodundan butona basıldı. Sonra Menülerden butona basıldı. (Filtre içinde, filtre)

"Menüler filtresini kaldır" butonuna basıldı. filtre devre pasife geçti.

"Rol kodu filtresini kaldır" butonuna basıldı. filtre devre pasife geçti. Sonuç, başarılı.

Butonlar makro barındırdığı için, Excel dosyasını kapatıp açtığımızda kodların devre dışı kalmaması için, dosya formatını "xlsm" uzantılı "Makro içeren Excel" olarak kaydetmeliyiz.

Excel verimiz tablolara dönüştü, Dilimleyici ve Makro butonları eklenmiş haliyle hazır.