Microsoft Excel 'in Düşey ara özelliğini kullanılması ile, İstediğiniz bir değeri tabloda aratarak, bulunan eşleşmeye karşılık gelen sütundaki ek bilgiyi yazdırabilirsiniz.
Örnek Tabloda yer alan "B" sütununda "Adı ve Soyadı" verilen isimleri başka sayfa sekmesinde arayacağız. aynı isimlerle eşleşen kayıtların ek bilgilerini "C" Sütununa otomatik yazılmasını istiyorum. "C" sütunu hücresindeyken, "=" ardından "=DÜŞEYARA" yazın. (Formül sihirbazı satırda belirir.) "DÜŞEYARA" linkine tıklayın sonra aranmasını istediğiniz sütun değerine "aranan_değer" tıklayın. ("B2, Sütun başlığı yansıyacaktır.) daha sonra ";" işaretini yapın bir sonraki seçim "tablo_dizisi" belirecektir.
Seçim sihirbazındaki diğer zorunlu alan, "sütun_indis_sayısı" tarama alanındaki ilgili sütun sıra sayısı. Başlangıcımız "B" 1 olmak üzere, 2,3,4.. devam eder. Eklenmesini istediğimiz sütun sıra sayısını "C" 2. sırada olduğu için "2" giriyoruz. Sonra ";" yapın.
Son adım, birebir tam karşılığı olsun diye "0" değerini girip ")" parantez kapa ve "Enter" tuşuna basın.
Aradığımız isimlerin karşılığını barındıran bilgiyi, aynı isimlerin karşısına (sırası karışık olasa bile) yansıtılması sağlanmıştır.
Yeni Senaryoda;
Şimdi farklı sayfada değil, aynı sayfanın sağ tarafına arana alanını ekleyerek sordu işlemini gerçekleştireceğim.
Haftalık gelen çağrı raporumuz var. Bu kayıtlarda, kullanıcı bilgisi ile birlikte bağlı bulunduğu Departman (Şeflik) bilgisi yansımakta. "Müdürlük" bazda da rapor sunmak istiyoruz. Elimizde birde, Şeflik ve bağlı bulunduğu Müdürlük listesi bulunmakta. Tek tek eşleştirme yerine, bu işlem otomatik gerçekleşsin.
Örnek Tabloda, Kullanıcıyla (B2) birlikte yansıyan "Departman" bilgisi (C2) yer almakta. Müdürlük bilgisi (D3) bilmiyoruz. Personel sayımız "300" de olabilir. (Bu işi otomatiğe bağlamalıyız.) İkinci referans listemiz de (G2) de "Departman ve (H2) de başlayan, "Müdürlük" eşleştirme listemiz mevcut.
Sorgu mantığı; (C) Sütunundaki satırı (G) satırlarında ara, Tam eşleşme bulursan belirttiğim alandaki bilgiyi, formülü yazdığım hücreye yansıt.
Aşağıdaki görselde formülü uygulayacağız.
İlk satır "C2" hücresindeyken, "=" ardından "=DÜŞEYARA" yazın. (Formül sihirbazı satırda belirir.) "DÜŞEYARA" linkine tıklayın sonra aranmasını istediğiniz sütun değerine "aranan_değer" tıklayın.
"=DÜŞEYARA" yazdıktan sonra aşağıda beliren mavi linke tıklayınca, açıklama bilgileri yansır.
Aradığımız değer, departman bilgisi olduğu için, ilk satıra tıklanınca hücre bilgisi yansır ve ";" ibaresi ile (alttaki açıklamada belirtildiği gibi) ikinci kısma "Tablo_dizini" (Koyu punta ile belirtir) geçer.
Seçim alanı formüle ve Mouse ile seçilen alan çerçevesi oluşması görülür.
";" ibaresi ile, bir sonraki formül alanına "Sütun_indis_sayısı" geçer. İkinci Püf nokta burada.
Seçili alan adetli Sütunlarda olabilir. İlk seçili Sütunu "1" kabul edip sayıyorsunuz. (Kaçıncı Sütun bilgisi size gerekli ise, "Sütun_İndis_Sayısı" odur. Aşağıda, Seçili alanının 2.Sütunu bize gerekli, demek ki "2" seçmeliyiz.
"YANLIŞ-Tam eşleşme" seçip parantez kapama işareti ve Enter tuşuna basın.
Formül sonuç hücresine tıkla. Sağ alt köşesinde, kare nokta oluşacak. O alana çift tıkla.
Aşağıya doğru tüm eşleşme karşılığı bulunup, ilgili hücrelere otomatik yansıyacaktır.
İşlem başarılı. Amacımıza ulaştık.
Formülün son kısmındaki diğer seçeneği "DOĞRU - Yaklaşık eşleşme" seçeneğini deneyelim. Az önce denediğimiz aranana ve eşleşen kelime birebir denk olması gerekmekteydi. Kelimede eksiklik olursa, hata alırsınız.
Şimdi de; Bu işlemde ise, kelimenin bir kısmı eşleşme olarak tutsun yeter. (Aynı kök ve kelime içeren durumlarda yanlış sonuç verebilir) Aşağıdaki örnekte "G" Sütunundaki aranan bilginin bir kısmını sildim.
Formülde "DOĞRU" seçeneği yaklaşık eşleşme olduğu için, kelimenin bir kısmını bulsa bile görevini yerine getirecektir. Formülden sonra Enter tuşuna basılması ile işlem tamamlanmakta.
Formüldeki "DOĞRU" seçeneği yerine "1" 'de kullanıla bilmekte. Enter sonrası sağ köşe çift tıklayınca, soldaki dolu hücre boyunca, eşleşme bilgisi ilgili sütuna yansımaktadır.