Problem:
Bekleyen işlerin büyük bir kısmının bitirilememiş, E-posta ile ve Mavi Masa (Service Desk) üzerinden
Bekleyen işlerin büyük bir kısmının bitirilememiş, E-posta ile ve Mavi Masa (Service Desk) üzerinden
"Yağmur gibi iş yağıyor"
Çözüm Önerisi:
Lider ile işler "Eisonhower matrix" göre önceliklendirilmeli. IT Servis Yönetimi (Mavi Masa) uygulanmaları kullanılmalı. İş yüküne göre kaynak planlaması yapılır. O sıraya göre ilgili ekipler bilgilendirilmelidir.
İşleri zamanında ve doğru yapılması için verimlilik çok önemlidir. Peki hangi işlerin önemli olduğuna ve hangi işlerin bekleyebileceğine nasıl karar verilir? İsmini Dwight David Eisenhower’dan alan Eisenhower Matrisi, diğer adıyla önceliklendirme matrisi, günlük olarak odaklanması gereken birçok görevden hangisine öncelik vereceğine dair kararlar verilmesine kolaylıklar sağlaması yönüyle etkin bir yoldur.
Bir koordinat sistemini 4 çeyreğe bölerek, yapılması gereken işleri acil-acil değil ve önemli-önemli değil şeklinde kategorize ederek, bir öncelik sırası belirlememiz yardımcı oluyor.
İşlerin aciliyetlerine göre sıralanmasını sağlayan bir tekniktir. Böylece, yapılması kritik işleri ya da atlayabileceğin işleri görebilirsin. “Acil olan çoğu iş önemli değildir, önemli olan çoğu iş de acil değildir.” Bu alıntı Eisenhower’ın zamanını yönetirken kullandığı düşünce biçimidir.
Matris yapılması gereken işleri içeren dört çeyrekten oluşur:
* Yap:
Yap, Eisenhower matrisinin ilk çeyreğini oluşturur ve önemli faaliyetleri içerir. Bu işler yaşamla son derece ilgili olan acilen gerçekleşmesi gereken görev veya kriz durumları olabilir.
İşe önceliklerini analiz ederek başla ve hemen yap ölçütlerine girip girmediğini kontrol et. Eğer görev bir gün içinde veya 24-48 saat arasında gerçekleştirilebiliyorsa acildir.
* Karar ver:
Eisenhower matrisinin ikinci çeyreği “Karar ver” bölümüdür. Bu kategorideki işler önemli ancak acil değildir. Genelde son bir tarihi olmayan uzun vadeli hedefler ve görevlerdir.
Bu görevler meditasyon, günlük tutma, ders çalışma, aileyle zaman geçirme veya spor yapma olabilir. “Karar ver” kategorisindeki görevlerini başka bir zaman için planlayabilirsin.
* Delege et:
Matrisin üçüncü çeyreği delege etmek, yani birini görevlendirmektir. Bu görevler senin için önemli olmayan ama başkaları için acil olanlardır. Ekip çalışması tam bu noktada devreye girer.
Bu görevleri teknik olarak sen de yerine getirebilirsin ama yerine birini görevlendirmek daha mantıklıdır. Görevleri devretmek ilk iki çeyrekteki faaliyetlerin sürdürülebilmesi için zaman yaratacaktır. Ayrıca, yetki verdiğin, delege ettiğin görevlerin izlemesini de yapmalısın. Eğer görevleri takip etmek için bir sistemin yoksa, delege ettiğin görevler zaman kaybı olur.
* Müsait olursan yap veya Sil:
Son çeyrekte verimliliği en çok öldüren görevler yer alır. Bunlar hedeflerin için önemli olmayan görevlerdir ve verimliliğini artırmanın tek yolu müsait olursan yapmandır.
Sürekli telefonu kontrol etmek, film izlemek veya video oyunları oynamak bunlardan sayılabilir. Ayrıca, bunlar günlük ve haftalık programlarından belirleyip yok etmen gereken kötü alışkanlıklar da olabilir.
Başarılı insanlar, nelere nasıl öncelik vereceğini ve ne önemliyse ona bağlı kalmayı bilirler. Ayrıca, bir görev için daha iyi bir insan görevlendirmeyi veya daha az önemli işleri programlarından silmeyi de bilirler.
Eisenhower Matrisi nasıl kullanılır?
1. Kendi önceliklerini listele ve sırala.
Bir gün içerisinde gerçekleştirmen gereken tüm görevleri sırasını ve numarasını önemsemeden yaz. Sonra bunları aciliyet ve önemine göre sınıflandır. Hızlı eylem gerektiren herhangi bir aktiviteyi belirle. O gün o görevi yerine getirmezsen ortaya çıkabilecek ciddi sonuçları da görev olarak düşün. Birbirine bağlı öncelikleri de kontrol etmeyi unutma.
2. Değeri tanımla.
Bir sonraki adım bu önceliklerin önemini ve hangisinin iş veya şirketi en çok etkilediğini bulmaktır. Hangi işin diğerlerinden üstte bir önceliğe sahip olduğunu belirleyin. Herhangi bir dahili işe başlamadan önce müşterinin istedikleri daha önce gelir. Ayrıca işin veya görevin diğer çalışanları ve şirket müşterilerini nasıl etkilediğini gözlemleyerek de değeri tahmin ederek hareket edin. (Bir görevin insan ve şirket üzerindeki etkisi ne kadar fazlaysa önceliği o kadar yukarıdadır.)
3. En zor görevi aradan çıkar.
Erteleme tembellik değil, iş yapmaktan kaçınmaktır. Önce seni korkutan ve seni zorlayacağını düşündüğün işlerini hallet! Bu sayede, ertelediğin sürece üzerinde oluşan baskı ortadan kalkacaktır.
4. Senin için neyin önemli olduğunu aklında tut.
Her zaman hedeflerine karşıt olabilecek farklı seçeneklerle karşılaşabilirsin. Senin için neyin önemli olduğunu belirle. Kazanç veya zevk için bu önemli şeylerden taviz vermemeye çalışmak daha anlamlıdır.
5. Hiçbir iş yapmadığın düzenli zamanlar oluştur.
İşimiz dışındaki ilişkilerimiz ve ilgi alanlarımız için zaman ayırmak mümkün mü? Tabii ki!
Bu yüzden kendine işsiz ve görevsiz bir zaman belirlemen gerekiyor. Bu yaklaşım, bir sonraki görev için enerji seviyeni yenilemeni sağlayacaktır. Ayrıca, normal çalışma alanında olmadığın için iç gözlem yapmak için müthiş bir fırsattır.
6. Ne zaman durman gerektiğini bil.
Bazen listendeki her görevi gün sonunda başarmış olabilirsin. İş yüküne öncelik verip tahminleri değerlendirdikten sonra kalan görevleri öncelik listenden kaldır, sadece en acil ve önemli görevlerine odaklan. Önceliklendirmeler yapmak işte başarılı olmak için tek başına yeterli olmaz. Ailene ve kişisel hayatındaki önemli ilişkilerine zaman ayırdığına emin ol. Bir işe başlamak ve zaman bulmak bazen zor olabilir ama Eisenhower Matrisi'ni kullandıkça daha verimli olduğunu ve zamanını senin önemli şeylere bölebildiğini zamanla fark edeceksin.
Zaman yönetimi konusunda yapılacaklar işler sırası en önemli konulardan birisidir. Eğer bir öncelik sıramız yoksa, işi yaparken dağılmamız, birçok işle aynı anda uğraşmak gibi verimsiz yöntemler kullanmamız ve gereksiz işlerle çok fazla vakit kaybetmemiz gibi sorunlar çıkabilir ortaya. Eisenhower Matrisi ile yapmayı düşündüğümüz işleri 4 kategoriye ayırıyoruz:
• Acil ve Önemli
Bu kategoriye giren işler en öncelikli olması gereken işlerdir. Diğer kategorilere giren tüm işlerinizi bırakarak, bu kategorideki işleri yapmaya başlamalısınız
• Acil, Önemli değil
Bu kategoride yer alan işler genellikle iş arkadaşlarınızın veya başka kişilerin kendileri için sizden rica ettikleri işlerdir. Yapmanız gerekir ama önemli değildir. Elinizden geliyorsa yapabilir ya da başkalarına devredebilirsiniz. Genellikle mailler, gelen telefonlar da bu başlığa dahildir
• Acil değil Önemli
Geleceğinizde fark yaratan uzun vadeli planlarınızın dahil olduğu, sadece kendi isteklerinizden oluşan kategoridir. Bu işleri hemen halletmenize gerek yoktur, ancak titiz bir şekilde planlamanız gerekiyor.
• Acil ve Önemli değil
Bu bölgeye yerleştirdiğiniz işler “yapılmasa da olur” kategorisinde yer alıyor. Yapsanız iyi olur ama yapmamaya karar verirseniz de hayatınızda çok fazla değişikliğe sebep olmaz. Mümkünse yaparak zaman harcamayın. Gerçekten sizin için önemli olan ve listede en başa yazdığınız işleri hazırlayın.
Excel üzerinde, şablon dosya olarak hazırlanmıştır. İndirebilirsiniz.
Mobil uygulaması da mevcuttur. Test edildi, başarılı.
