Deneyim: İş Durum Takibi - Digital Kanban Board

İş Durum Takibi - Digital Kanban Board - Etkili Zaman Yönetimi

Problem:

İş yoğunluğunun, departmanlardan geç dönüş almasının ve tam olarak teşhis edilemeyen tıkanmaların sebebi olarak, Proje yönetimi için kurumsal bir yazılımın olmaması ve İş takibi yapılamamasıdır.

Çözüm Önerisi:

"Digital Kanban Board" ile işlerin durumu ve takibi kolaylıkla yapılabilir.

Kanban Board nedir ve nasıl kullanılır?

Japonca ’da kelime olarak sinyal tahtası anlamına gelen Kanban, üzerinde çalışılan sistemdeki akışı görselleştirme ve çekme sistemi aracılığıyla kesintisiz hale getirmeyi amaçlar. Kanban “görsel işaret” veya “kart” anlamında kullanılan Japonca bir kelimedir.

1950’lerde Taiichi Ohno tarafından üretilen ve Toyota Üretim Sistemi adıyla endüstride kullanılmaya başlanan kanban, 2000’li yıllarda David J. Anderson tarafından Microsoft’ta bilgiye dayalı işlerde kullanılmak için, üzerine belirli prensip ve pratikler eklenerek yeni bir değişim yönetimi metodu olarak geliştirilmiştir. Kanban; pragmatik, hemen eyleme geçilebilen ve veri temelli bir yaklaşımdır.

Kanban sistemi, üzerinde çalışılan işlerin sınırlandırılması ve uygun iş alma kapasitesine ulaşıldığında gerekli sinyalin verilmesi üzerine kurulu bir çekme mekanizmasını işaret eder. Kanban, profesyonel hizmetlerde işleri/çalışmaları organize etme ve yönetme metodudur.

Kanban panosu, görev akışını baştan sona görselleştirmek için kullanılır. En basit haliyle, “Yapılacaklar”, “Yapılıyor” ve “Tamamlandı” adlı üç sütun içerir. Başlamak için görevlerinizi “Yapılacaklar” sütununa koyar, üzerinde çalışırken bunları “Yapıyor” sütununa taşır ve ardından görevi bitirdiğinizde sonunda “Bitti” sütununa taşırsınız.

Kanban panoları süreç yönetiminin görsel bir temsilini sağlar. Başka bir deyişle, görevlerinizin nasıl ilerlediğini görmenizi sağlarlar. Bir ofisten geçtiyseniz ve sütunlarda düzenlenmiş Post-It notlarında yer alan yazı tahtaları ve duvarlar gördüyseniz, muhtemelen bir Kanban panosuna bakıyorsunuzdur.

Bir şeyler yapmak için genellikle birden fazla ekip ve / veya birden fazla iş akışı gerekir. Kanban panoları bunu “yüzme şeritleri” adı verilen bir şey kullanarak halleder. Yapılacaklar, Yapılacaklar, Yapıldı, vb. Sütunlar dikey olmakla birlikte, yüzme şeritleri tek bir ekip veya iş akışı için görevlerin ayrılabileceği yatay çubuklardır.

Bir Kanban tahtası, ister fiziksel ister çevrimiçi olsun, farklı şeritlerden veya sütunlardan oluşur. En basit tahtaların üç sütunu vardır: Yapılacaklar (TODO), devam edenler (IN-PROGRESS) ve tamamlananlar (DONE). Bir yazılım geliştirme projesinin sütunları, birikmiş, hazır, kodlama, test, onay ve tamamlanmış gibi sütunlardan da oluşabilir.

Çoğu Kanban uygulamasında görevleri renk koduyla da değiştirebilirsiniz. Bu, tahtanızı takımlar için yüzme şeritleri ve iş akışları için renkler veya tam tersi ile kurmanıza izin verir. Birçok takım Post-it not renklerini dijital kartlarında kullanılan renklerle senkronize eder, bu yüzden birçok ofis tek bir renk yerine çok renkli Post-it notlarıyla süslenmiştir.

Kanban’ın Prensipleri:

Kanban yöntemini yazılım projelerinde artan, evrimsel süreç ve sistem değişikliklerine bir yaklaşım olarak görülür. Yaklaşımın odak noktası ise işleri halletmektir. Anlamadığınız bir şeyi geliştiremezsiniz. Bu yüzden süreç açıkça tanımlanmalı, yayınlanmalı ve sosyalleştirilmelidir. İnsanlar, yararlı olamayacağına inandıkları bir şeyi ilişkilendiremez ve katılmazlar.

1. Öncelikli hedefleri formüle edin!

Kanban metodunu yürürlüğe koymadan önce, iş paketlerinin üste çıkan hedefini açıkça belirlemek önemlidir. Attığınız her bir başlık, iş akışını kolayca takip etmenize yardımcı oluyor. Karttaki her sütun iş akışınızda bir adımı temsil eder. Her Kanban kartı bir iş öğesini temsil eder.

2. Kanban tahtasının düzenini tanımlayın!

Kanban panosunda ihtiyaç duyduğunuz kategorileri belirleyin. Farklı Kanban kategorilerini seçerken etkinliğinizin bağlamını göz önünde bulundurun. Tahtanızı önünüze alın ve yukarıdan aşağıya 3 adet çizgi çekerek dört parçaya ayırın. İlk bölüme “Yapılacaklar” (Yeni görevlerinizi “Yapılacaklar” sütununa ekleyin) başlığını attıktan sonra sırasıyla “Devam Ediyor”, ” Beklemede” ve “Tamamlandı” başlıklarıyla sütunları etiketleyin. (tamamlanan işlerinizi taşıyın ve tahtanızı düzenli olarak temizleyerek karmaşadan kurtulun.) Görevlerinizi aşamalandırmayı unutmayın.,

3. Uygun bir yer seçin!

Proje süresinde Kanban panosu, belirgin bir yerde kurulması gerekiyor. Kanban panosunu toplantı odasına gösterebilecek şekilde kurmanız gerekiyor. Görselleştirdiğiniz görevlerinizin takibini kolaylaştıran sistem, projenin ne kadarlık kısmının kaldığını rahatlıkla görmenizi sağlar. Sanal ortamda Kanban panosu kurduysanız, ekran ve projektör üzerinden kolayca gösterebilirsiniz. Ya da JIRA uygulamasında bunu sürekli görünür kılabilirsiniz.

4. Kanban listelerini çizin!

Tanımladığınız Kanban panosunu kurum (çizin). Kategori başlıklarını yüzeye eşit şekilde dağıttığınızdan emin olun. Dijital bir Kanban yazılımı kullanıyorsanız Kanban panosu için düzen fikirlerinizi ilgili giriş maskeleri aracılığıyla kullanılan yazılımın olanaklarına aktarın.

5. İlk Kanban kartlarını düzenleyin!

Kısmi görevi takıma atamak istiyorsanız, sorumlu kişinin bulunduğu alanı boş düzen fikirlerinizi ilgili giriş maskeleri aracılığıyla kullanılan yazılımın olanaklarına aktarın. Kişisel görevleri kendiniz üstlenirseniz, adınızı doğrudan karta yazabilirsiniz. Bir kartı üzerinize geçirmek istiyorsanız “en” leri almamaya dikkat edin. Bu, ortak toplantıda daha sonra kızgınlığa yol açabilir. Kanban tahtası, teslim tarihlerini vurgulama konusunda yetersiz kalabilir.

Görevlerin yanına alacağınız ufak tefek notlar ve görevi yazdığınız kağıtların renk seçimi, teslim tarihi önemli görevlerde size yardımcı olabilir. “Devam Ediyor” sütununda çok fazla görev bulunması, zamanı etkili kullanamamanıza sebep olabilir. “Devam Ediyor” sütununda yığılmalardan kaçınmanız, ilginizin dağılmasının önüne geçerek sürecin daha hızlı ilerlemesine katkıda bulunur.

6. Haftalık değerlendirme toplantı tarihini düzenleyin!

Proje ile alakalı tüm kişilerin zamanının olduğu gün ve zaman seçin. Yapılacak toplantının gündemi:

• Tüm alt görevlerin işlenme durumu

• Tespit edilen sorunlar

• Mevcut görevlerin yeni alt görevleri veya alt bölümleri

Haftada en az bir kez değerlendirme yapılmalıdır. İlk haftalarda iki kez randevu almanız önerilir. Takibin ilk başlangıcında genellikle hatalar yapılır, proje hedefinin yanlış yorumlanması veya ekip üyeleri arasındaki basit anlaşma problemleri söz konusudur.

Her randevu katılımcı başına yaklaşık 5-7 dakika zaman ayırın. Ayrıca, yöntemi öğretmek için yaklaşık 30 dakika gereklidir. Bundan dolayı iletişim engelleri de daha düşük olacaktır. Bununla birlikte, yeni ekip üyeleri veya paydaşlar tarafından yapılan ziyaretler için her zaman 5-7 dakika daha ayırın.

Kanban'ın belli başlı avantajları şunlardır:

Esnekliği artırır: Kanban, gelişken ve akışkan bir modeldir. Yeni bir bilgi geldiğinde süreleri ve öncelikler yeniden değerlendirmeye gerek duymaz.

Atıkları azaltır: Kanban, atıkların azaltılması etrafında döner ve ekiplerin ihtiyaç duyulmayan veya yanlış iş yapmakta oldukları işleri yapmamaları için zaman harcamayacağından emin olur.

Anlaşılması kolay: Kanban'ın görsel yapısı onu inanılmaz derecede sezgisel ve öğrenmesi kolay hale getirmeye yardımcı oluyor. Ekibin tamamen yeni bir metodoloji öğrenmesi gerekmiyor ve Kanban diğer sistemlerin yerine kolayca uygulanabiliyor.

Teslimat akışını iyileştirir: Kanban ekipleri, iş akışını müşterilere ve onların ihtiyaçlarına göre optimize eder. Kanban da işin tam zamanında teslim edilmesine odaklanıyor ve müşterilere düzenli bir tempoda iş sunmaya odaklanıyor.

Döngü süresini en aza indirir: Döngü süresi, işin ekibin iş akışı boyunca hareket etmesi için gereken süredir. Kanban projelerinde, tüm ekip, işin süreç boyunca hızlı ve başarılı bir şekilde ilerlemesini sağlamaya yardımcı olur.

Kanban'ın dezavantajları:

Güncel olmayan Kanban tahtası, sorunlara yol açabilir: Ekip, Kanban yönetim tahtasını güncel tutma konusunda kararlı olmalıdır, aksi takdirde yanlış bilgilerden yararlanırlar. Ve bir kez güncel olmayan bir tahtaya dayalı olarak tamamlandığında, işleri geri almak zor olabilir.

Ekipler Kanban tahtasını aşırı derecede karmaşıklaştırabilir: Kanban tahtası açık ve kolay okunmalı, ancak ekip üyeleri kendi tahtalarına uygulayabilecekleri “yeni özellikler” ekleyebilirler. Kanban tahtasına renkler, işaretler gibi bu türden özelliklerin eklenmesi önemli bilgileri ortaya çıkarabilir.

Zamanlama eksikliği: Kanban hakkında sıkça rastlanan bir şikâyet, işlerin ne zaman yapılacağını bilememenizdir. Kanban panosundaki sütunlar sadece faz ile işaretlenir (devam etmekte, tamamlanmış gibi), her bir faz ile ilişkili zaman dilimleri yoktur, bu yüzden fazın ne kadar süre alacağını gerçekten bilemezsiniz.

Kanban tahtası toplantı sırasında odaklanmaya yardımcı olur. Toplantı sırasında, tahtadan soldan sağa gidebilir ve son toplantıdan bu yana taşınmamış hikayeleri arayabilirsiniz. Başarılar hakkında konuşmak yerine, tahtadaki kartlara bakabilirsiniz. Bir toplantı sırasında sormanız gereken tek soru, bir öğenin bitmesine engel olan engelleyiciler veya zorluklarla ilgilidir.

Kanban modelinde kesin bir teslim tarihini (deadline) ele alabileceğiniz birkaç farklı yol var. Son teslim tarihlerini Kanban kartlarına yazıp, son teslim tarihlerinin zorlu ve hızlı tarihler yerine kurallar olarak hareket etmesini sağlayın. Kanban'da, zamanlama için kaliteden asla ödün vermemelisiniz.

Üzerinde çalışılan işlerin limitlerini ayarlarken, ekibinizde kaç kişinin bulunduğuna ve aynı zamanda üzerinde çalışacak kaç görev olduğuna bakmanız gerekir.

Modern Kanban Tahtası

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte Kanban da sürekli gelişiyor. Uzak takımlarda ortaya çıkan problemlerin üstesinden gelmek için dijital Kanban board çözümleri geliştirilmiştir.

İşletme büyüklüğündeki şirketlerin çoğu ve hatta daha fazla girişimin birçok uzak çalışanı vardır. Takımlar genellikle tüm dünyada dağıtılır.

Tek bir fiziksel beyaz tahta üzerinde çalışamazlar ve böylece dijital bir şeye ihtiyaç duyarlar, her yerden erişebilirler. Buluttaki Kanban panoları, herhangi bir cihazdaki tüm bilgilere her an erişebilmeleri ve eylemleri canlı gösterebilmeleri için herkesi aynı parça üzerinde almanın en etkili yoludur.

Ayrıca, Kanban yazılımı, performansınızı takip etmenize, darboğazları keşfetmenize ve gerekli değişiklikleri uygulamanıza yardımcı olacak karmaşık bir analitik sürece izin verir.

Dijital Kanban panolarının diğer sistemlerle entegre edilmesi de kolaydır ve tüm sürecin son derece değerli bir perspektifini sunabilir, zamandan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilir.

Digital panolar

Kanban sisteminin yazılım ve mühendislik ekipleri tarafından beğeni kazanmasıyla birlikte Kanban panoları dijital bir dönüşüme uğradı. Dijital panolar, fiziksel bir ofis alanını paylaşmayan ekiplerin kanban panolarını uzaktan ve eş zamansız olarak kullanmalarına olanak tanır.

Trello Kanban panosu örneği

Trello , dijital bir Kanban panosu yapmanın hızlı ve basit bir yoludur. Kurulum, tüm ekibinizin erişebileceği ve yönetebileceği bir pano görünümünde Kanban sürecinizin aşamalarını temsil eden dijital listeler oluşturmak için yalnızca birkaç tıklamayı içerir.

Örneğin, "Biriktirme Listesi", "Sıradaki", "Devam Ediyor" ve "Bitti!" için listeler oluşturabilirsiniz. Her görev, sıraya alındıkça, üzerinde çalışıldıkça ve tamamlandıkça listeler arasında hareket ettireceğiniz bir kart olarak düzenlenir.

Bunun gibi bir dijital Kanban panosunun avantajları, kurulum hızı, başkalarıyla paylaşma kolaylığı ve proje ilerledikçe sonsuz sayıda konuşmayı ve yorumu eş zamansız olarak izleme yeteneğidir. Ekip üyeleri Kanban panosunda nerede veya ne zaman check-in yaptıklarına bakılmaksızın, projenin en güncel durumunu göreceklerdir. Ayrıca, bu örnek panoda gösterildiği gibi , kişisel yapılacak işleriniz için bir Trello Kanban iş akışı bile kullanabilirsiniz .

Bazı dijital Kanban panoları basittir, bazıları ise daha sağlam ve özelleştirilebilir. Devam Eden Çalışma Sınırları ve Kontrol Tabloları gibi ek işlevsellik gerektiren ekipler, Jira Software gibi daha güçlü bir aracı tercih etmelidir. Jira, bir Kanban ekibi kurmayı ve çalıştırmayı çok kolay hale getiren bir Kanban proje şablonuyla kutudan çıkıyor. Ekip, projeye atlayabilir ve ardından iş akışlarını ve panolarını özelleştirebilir, Devam Eden Çalışma sınırlarını belirleyebilir, kulvarlar oluşturabilir ve hatta önceliklendirme için daha iyi bir yola ihtiyaç duyarlarsa birikmiş iş listesini açabilir.

2021'in En İyi 20 Digital Kanban Panosu, İncelemeleri için Tıklayın.

Görseller:

Teamhood